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A gestão de portfólio tem a ver com fazer os projetos certos, enquanto que a gestão de projetos tem a ver com fazer certo ou corretamente os projetos.

A partir daí, os gerentes de projetos devem cumprir seu papel, promovendo uma excelente gestão de cada projeto, visando a máxima eficiência na utilização dos recursos e a máxima eficácia no cumprimento das restrições e entregas que cumpram o objetivo. No entanto, o gerente de portfólio deve monitorar o ambiente organizacional para atestar que a estratégia continua válida e acompanhar a execução dos projetos no que diz respeito às garantias de que irão produzir os benefícios esperados.

Como afirmei em meu artigo “Gestão de projetos – Como descomplicar para obter melhores resultados”, a escolha dos projetos, quando bem realizada, é o primeiro passo bem dado na direção do sucesso organizacional.

Gestão de portfólio e a estratégia organizacional

Alguém já viu uma organização com a seguinte estratégia?

No próximo período nossa empresa fara exatamente a mesma coisa que fez no período passado, venderá a mesma quantidade de produtos e serviços e obterá o mesmo resultado.

Claro que não. Toda organização quer crescer. Por isso traça periodicamente suas estratégias para fazer algo a mais ou de forma diferente do que vinha fazendo. O objetivo é conquistar novos clientes e mercados, lançar novos produtos ou funcionalidades, expandir sua produção e abrangência territorial etc. Desta forma ela pretende vender mais ou mais caro para obter resultados cada vez melhor. Além de ampliar sua lucratividade irá ganhar a confiança de seus investidores que se sentirão confortáveis em apostar em novas estratégias. Assim um novo ciclo de crescimento se inicia.

Em meu artigo “Gestão de Mudança ou Gestão da Mudança?” eu afirmei que a estratégia é sempre baseada em mudanças que visam levar uma organização de uma situação A para uma situação B em um certo tempo. Porém as mudanças só podem ser implementadas através de projetos, como por exemplo, construir ou expandir uma fábrica, instalar novas máquinas ou equipamentos, capacitar os recursos, fazer uma campanha de marketing etc.

Todo projeto é estratégico?

As mudanças organizacionais são de fato implementadas por um conjunto de projetos alinhados estrategicamente para atingirem um objetivo. Esses projetos visam um novo patamar através da inovação e do crescimento da organização.

Mas nem todo projeto é estratégico. Há projetos que são obrigatórios por questões legais ou de segurança e há outros que são necessários por questões de produtividade ou manutenção. Uma gestão de portfólio eficaz deve levar em consideração todas as necessidades e acomodar todas as demandas em diferentes portfólios.

Os projetos de uma organização são divididos em investimentos estratégicos e investimentos operacionais. Portanto, a maioria pode ser alocada nas seguintes categorias:

O que é um Portfólio?

Um portfólio nada mais é do que um conjunto de projetos. Mas não qualquer projeto, e sim os projetos certos que atendam a uma mesma estratégia ou objetivo. Os benefícios gerados pelos projetos de um mesmo portfólio devem fazer com que a estratégia que o originou se materialize na organização.

Por exemplo, uma organização que tem como estratégia lançar um novo produto deve ter um portfólio com projetos para adaptar sua fábrica ou construir uma nova, projetos para contratar e capacitar os funcionários para a nova produção, projetos de marketing para lançar comercialmente o novo produto e assim por diante, todos referentes à mesma estratégia.

Uma empresa pode ter mais de uma estratégia com diferentes objetivos estratégicos em um período. O conjunto de projetos destinados a materializar cada estratégia é um portfólio. Não confunda com programa, que também é um conjunto de projetos, porém agrupados por outros critérios como região geográfica, recursos em comum etc. A organização de projetos em programas tem mais a ver com ganhos de escala, organização e distribuição, do que com a estratégia, como no caso dos portfólios.

A escolha dos projetos

Nem sempre a estratégia é assim tão específica e direta como lançar um produto ou serviço. Muitas vezes ela se refere apenas a aumentar as vendas em X%, por exemplo. Nesse caso será preciso escolher o melhor caminho a seguir para aumentar a produção e expandir o alcance de mercado. Esta escolha é feita através de análises de viabilidade que também fazem parte da gestão de portfólio. Essas análises, juntamente com estudos de mercado, expectativa de vendas, tendências econômicas etc., fazem parte do documento chamado Business Plan.

Para cada demanda ou ideia de negócio um Business Plan ou plano de negócio deve ser elaborado. Ele deve ser tão detalhado quanto possível, dependendo do grau de inovação daquilo que se pretende fazer.

A gestão de portfólio se baseia na avaliação das demandas ou ideias sugeridas, utilizando boas práticas, ferramentas e processos. Assim, é possível identificar, priorizar e selecionar os projetos mais alinhados com cada objetivo estratégico, visando maximizar os benefícios. Depois disso sua função é acompanhar a execução. É preciso garantir que os benefícios estejam sendo gerados e que o alinhamento estratégico seja mantido.

Orientando as novas ideias

Normalmente cada departamento de uma organização tem objetivos individuais, que em teoria deveriam ser desdobramentos dos objetivos gerais. Seguindo a mesma estrutura organizacional, os objetivos de cada departamento deveriam se somar, compondo a estratégia global. Então, a realização desses objetivos deveriam ser resultado das escolhas bem feitas dos projetos departamentais, em sintonia com as definições do portfólio corporativo.

Mas as vezes as decisões dos gestores acabam criando desvios nas escolhas. Isso pode acontecer por conta de interesses ou desejos pessoais ou mesmo por falta de uma comunicação mais assertiva quanto aos macro objetivos.

Outro ponto importante para que a gestão de portfólio funcione é o patrocínio da alta direção. Todos precisam aceitar que as definições dos projetos deve acontecer através dos processos e não mais das escolhas pessoais. O que deve determinar se um projeto será ou não realizado é o grau de aderência que ele possui com os objetivos e metas. Essas definições devem esta claras no planejamento estratégico, juntamente com as orientações e restrições quanto ao orçamento de investimento.

Caso de sucesso

Em uma das organizações que participei da implantação do PMO Corporativo, o período de orçamento coincidiu com os primeiros meses de atividade. Era o momento de definição do portfólio de investimentos para o próximo ano e o aviso para submissão dos projetos já havia sido emitido. Os processos de gestão de portfólio ainda não tinham sido implantados e nenhuma orientação estratégica havia sido passada aos departamentos. Portanto, não foi surpresa quando recebemos mais de 700 demandas, na grande maioria desalinhadas com os desejos dos principais executivos. Mas isso eu só consegui saber depois de ter acesso ao planejamento estratégico, que até então não havia sido divulgado. Nem preciso dizer como foi difícil encontrar naquele amontoado de desejos e caprichos, projetos que fizessem algum sentido com o caminho que a organização gostaria de seguir.

No ano seguinte, já com os processos implantados, todos gestores receberam antecipadamente orientações detalhadas quanto ao objetivo estratégico. Desta forma a relação de demandas caiu pela metade e todos eles bem direcionados em relação à estratégia. Foi muito mais difícil escolher entre tantos projetos bons, mas os processos funcionaram bem e o resultado foi excelente. Prova de que bons processos, pessoas engajadas e uma comunicação eficaz sempre produzem bons resultados.

A Gestão de Portfólio e o novo Gerente de Projetos

A profissão de gestão de projetos é muito importante para se executar corretamente os projetos. Mas ela pode ser aprimorada pela compreensão da estratégia que motivou a execução do projeto. Um bom entendimento da estratégia e dos objetivos por trás de cada projeto pode evitar decisões erradas ou mudanças inadequadas. Além disso, o profissional que consegue migrar para a gestão de portfólio ou de PMO aproxima-se ainda mais da estratégia organizacional, o que torna seu passe ainda mais valorizado. Pense nisso quando for planejar sua carreira profissional.

Agora quero saber sua opinião

Como a sua organização divulga a estratégia e os objetivos para alinhar as demandas por projetos?

Os gestores de sua organização abrem mão das escolhas pessoais em benefício da gestão de portfólio?

Deixe seu comentário e compartilhe como sua organização vem lidando com essa importante questão.

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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