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A ferramenta gerencial 5w2h é muito utilizada por organizações e profissionais, para definirem de forma estruturada seus planos de ação. O modelo nada mais é do que uma lista de verificação com 7 questões fundamentais. Sua finalidade é levantar todas as informações necessárias para o bom planejamento e execução de um projeto, objetivo ou tarefa.

A ferramenta 5w2h

O nome 5w2h são as iniciais (em inglês) das sete diretrizes que o método define. São sete perguntas essenciais que devem ser respondidas para deixar o projeto mais claro e eficiente.

Os 5 W (dáblios) representam as perguntas:

• What ou que será feito?
• Why ou por que será feito?
• Where ou onde será feito?
• When ou quando será feito ou concluído?
• Who ou quem irá realizar?

Já os 2 H (agás) atendem às perguntas

• How ou como será feito?
• How much ou quanto irá custar?

A busca pelas respostas a essas questões é milenar e se confunde com a própria historia da humanidade. Mas a organização em forma de ferramenta aconteceu no Japão depois da Segunda Guerra Mundial, mais precisamente na indústria automobilística. Nesta época havia um movimento em busca da qualidade total que levou a indústria japonesa aos padrões que conhecemos hoje.

Como se beneficiar da ferramenta 5w2h

Um estudo minucioso sobre as questões do 5w2h pode ser útil ou mesmo imprescindível para muitas coisas. Por exemplo, até um e-mail pode ser beneficiado pelo uso correto da ferramenta, como expliquei no artigo Gestão das Comunicações.

Tudo pode ser beneficiado pelas informações básicas indispensáveis para um bom planejamento, seja pra escrever um texto como este ou para atingir um objetivo.

Com a aplicação do 5w2h, a execução de qualquer tarefa ficará muito mais objetiva se houver um conhecimento prévio sobre o que deve ser feito, porque é importante que seja feito, onde a atividade vai ser realizada, quando deverá ser finalizada, quem irá executar, como a tarefa deverá ser realizada e quanto custará.

Desta forma fica intuitivo imaginar o mundo de aplicações que essa ferramenta pode ter, tanto para projetos complexos quanto para a vida pessoal. Nos projetos ela pode ajudar na identificação e mapeamento de cada atividade que possa levar a conclusão bem sucedida. Na vida pessoal pode ser utilizada na estruturação de um plano de ação para alcançarmos cada um dos objetivos de vida, como realizar um curso, uma viagem ou mesmo para cumprir uma promessa de Réveillon.

Aplicação da ferramenta nos projetos profissionais

As respostas às sete questões já representam um plano de ação para execução das atividades que levam a um objetivo. Essa forma estruturada de pensar auxilia muito o controle das tarefas, reduzindo desperdícios de tempo, dinheiro e outros recursos. Além disso colabora definitivamente com uma orientação mais eficiente para o resultado esperado.

Não há uma regra sobre a sequência correta das perguntas nem sobre por onde começar. Muitos começam a análise 5w2h pelo What ou “O que deve ser feito”. Segundo o Circulo Dourado de Simon Sinek, o que deve orientar o plano de ação para qualquer coisa que se deseja fazer é o motivo. Nesse caso o mais correto seria começar respondendo a questão Why ou por que algo deve ser feito. Em seguida um bom gestor deveria pensar How ou como fazer e só então definir What ou o que fazer.

Suponha que uma indústria de bebidas tenha como objetivo aumentar sua participação no mercado. Se seus gestores pensarem primeiro no que fazer, podem lançar um projeto para construir uma nova fábrica. Mas se pensarem primeiro no por que, aumentar a lucratividade por exemplo, a resposta pode ter outros caminhos. Assim, outas soluções podem ser pensadas como melhorar processos, trocar uma máquina, lançar um produto diferenciado, fazer uma parceria etc.

Segundo a teoria do Círculo Dourado, todas as organizações ou pessoas sabem muito bem o que querem fazer. Algumas sabem até como realizar, mas poucas são aquelas que sabem bem porquê devem fazer algo. O livro de Simon Sinek chama-se  “Por Quê? – Como Grandes Líderes Inspiram Ação”. Ele foi baseado em pesquisas e observações do autor, constatando que as pessoas ou organizações que alcançam o sucesso, são as que conhecem bem o motivo por trás de seus objetivos.

Assista ao TED Talk de 2009, quando Simon Sinek apresentou a ideia do Círculo Dourado.

Aplicação da ferramenta nos projetos pessoais

Os sonhos não envelhecem, com o diz a música …, mas também Não se realizam sozinhos. Precisam de planejamento e execução para virarem realidade.

Muitos devem estar agora às voltas com suas promessas de final de ano. Emagrecer, parar de fumar, mudar de emprego, viajar. Tudo isso representa o que se deseja fazer e são coisas muito interessantes, mas não se sustentam na motivação. Como explicado pelo Círculo Dourado, a chave do sucesso está em entender o motivo da ação. Então comece perguntando por que se deseja tais coisas e busque a inspiração no verdadeiro objetivo por trás das simples promessas. Isso já dará uma outra dimensão para as palavras que poderiam ser perdidas nas ondas puladas à meia noite.

Entendendo o por que, é hora de avaliar o que pode entregar o resultado de forma mais eficiente. Se o objetivo é ganhar mais ou ser mais bem reconhecido profissionalmente, será que mudar de emprego é a melhor solução? Talvez realizar um curso de especialização ou buscar uma certificação seja o melhor caminho. Portanto se sua promessa era mudar de emprego, talvez seu esforço resulte em mais frustração em uma nova empresa.

Avalie seus desejos e necessidades começando por entender os motivos, o POR QUE para mudar alguma coisa ou para realizar uma nova conquista. Depois avalie COMO você poderia agir na busca por esse objetivo e O QUE você deve fazer para conquistá-lo. Em seguida avalie QUANDO ou o prazo para execução e finalização e QUANTO você está disposto a investir nesse objetivo. É claro que se tratando de objetivos pessoais você será o recurso principal, mas talvez precise de ajuda. Por isso é preciso pensar em QUEM irá participar ou colaborar na execução das atividades. Por fim, para algumas ações é importante entender também ONDE elas serão realizadas. Isso pode revelar componentes de custos diferenciados ou mesmo riscos que devem ser avaliados.

Quantificando os objetivos

Um dos maiores desmotivadores na realização das atividades é a falta de monitoramento e controle quanto ao andamento das iniciativas. Nada mais frustrante e desanimador do que estar movendo todos os esforços sem saber se isso está de fato levando à conquista dos objetivos. Um dos argumentos mais utilizados pelas pessoas que simplesmente abandonam suas promessas é que o esforço não estava levando a nada. Isso é até verdade quando não se tem métricas claras de onde se quer chegar.

Por isso é importante pensar em cada item do 5w2h de forma que se possa medir quanto a sua realização. É importante definir metas de curto e médio prazos, e em alguns casos até de longo prazo. Assim, é possível extrair indicadores de desempenho, avaliar as conquistas de cada período, comparar com o plano e tomar ações corretivas e preventivas. Mas acima de tudo, entender o progresso é uma forma de olhar para o esforço e entender que está valendo a pena.

Traduzindo uma promessa em plano

Uma promessa muito comum que se ouve é a de emagrecer. Motivo é o que não falta levando em conta problemas de saúde e auto estima. Mas ao que parece esses motivos genéricos não são suficientes para a maioria das pessoas. Mesmo conseguindo algum sucesso por um tempo, voltam a engordar em seguida, no famoso efeito sanfona.

Na maioria das vezes o que se vê nesses casos é uma promessa vazia de emagrecer, motivada apenas pelo desejo pessoal. Não há normalmente uma avaliação mais profunda do real motivo que pode ir desde problemas de saúde até questões estéticas ou mesmo profissionais, em alguns casos.

A maioria das pessoas que acabam desistindo no caminho não pensaram previamente como iriam responder ao objetivo. Tendo em mente que cada motivo demanda ações diferentes seria melhor pensar em uma promessa na forma de projeto.

É preciso haver uma estruturação do que se pretende alcançar, ou seja, quantos quilos ou centímetros de cintura. Essa informação deve ser atrelada ao prazo que deve ser escalonado para que se possa medir o progresso. Assim as metas intermediárias fornecem uma linha de base para o monitoramento e controle da evolução. Algumas atividades irão demandar acompanhamento médico, levando a pensar quem deve ser envolvido nesse plano. Além disso em algum momento podem ser necessários remédios, suplementos alimentares e outros recursos que definem quanto esse projeto irá custar. A mudança de hábito alimentar, necessária para o sucesso desse projeto, pode levar a questionamentos sobre onde as refeições serão feitas.

Essas informações em conjunto, já representam um bom caminho para atingir o objetivo. Um bom gestor pode ainda incorporar análise das restrições, premissas e riscos, aprimorando ainda mais seu projeto que, diferente de uma promessa, será um bom plano de ação.

Agora quero saber sua opinião

Você tem um bom plano para alcançar seus objetivos e cumprir com suas promessas de Réveillon?

Quantas outras promessas já ficaram pra trás por falta de planejamento?

Você não vai querer ficar de fora desta discussão, vai? Então deixe seu comentário, conte suas experiências, compartilhe com nossa comunidade.

Bons Projetos e bons negócios!

Paulo Mei

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