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O aprendizado acontece aos poucos, e por um processo inerente ao ser humano. Por isso, no início dos projetos tudo parece nebuloso. Temos a impressão que nunca iremos compreender aquele emaranhado de dados, entregas, requisitos, restrições, premissas, riscos, pessoas e organizações.

Tudo parece confuso enquanto a documentação inicial é revisada e nas primeiras reuniões com a equipe e com os stakeholders. Mas aos poucos tudo começa a fazer sentido quando estruturamos as primeiras versões do plano do projeto.

Os dados se transformam em informações que vão fazendo sentido umas com as outras até que tudo parece estar compreendido e dominado. Neste ponto temos toda a confiança para submeter o plano para aprovação para, depois de aprovado, executá-lo.

A sequência natural de aprendizado

As dúvidas iniciais acontecem devido a uma situação totalmente natural. Quando não damos conta ficamos estressados tentando antecipar conhecimentos que só poderão emergir com o tempo mesmo. Existe uma sequencia natural de aprendizado para alcançarmos a plena compreensão de um determinado assunto ou tarefa a ser executada. Essa sequência pode ser resumida em 4 fases e embora elas possam ser minimizadas com o uso de algumas técnicas, todo aprendizado passa por elas.

As 4 Fases do Aprendizado são

• • Ignorância
  • Confusão
  • Compreensão
  • Conhecimento

Fase da Ignorância

Para entendermos melhor como esse ciclo de aprendizado funciona, vamos aplica-lo em um exemplo prático, como aprender a dirigir.

Antes de aprender, na fase da ignorância, não há a menor ideia do que seja dirigir e da sua complexidade. Por isso uma pessoa neste estágio não tem consciência sobre esse fato e não sabe que não sabe alguma coisa.

Fase da Confusão

Se por algum motivo ou estímulo externo, essa pessoa despertar para a necessidade de dirigir, irá descobrir que não sabe. Neste momento, levado pela necessidade recém descoberta, irá procurar uma autoescola para aprender. Nas primeiras aulas de práticas começa a confusão. São dois pés para três pedais, tem que segurar o volante, trocar de marcha, dar a seta, olhar os três retrovisores, enfim, parece impossível. A pessoa começa a descobrir suas dificuldades e constatar tudo o que ainda precisa aprender. Na fase da Confusão a pessoa sabe o que não sabe.

Fase da Compreensão

Passada a etapa de aulas, já habilitada apesar das dificuldades, a pessoa começa a pegar prática no volante. Em pouco tempo o que parecia impossível já pode ser realizado, porem com muita atenção para não errar. É a fase da compreensão. A pessoa sabe o que tem a fazer, porém faz tudo de forma planejada e muito bem pensada. Nesta fase a pessoa já sabe que sabe.

Fase do Conhecimento

Após algum tempo de prática, aquilo que era feito com extrema atenção para não errar, passa a ser executado automaticamente. O motorista não fica mais pensando no que fazer pra trocar a marcha, por exemplo. Que é preciso estar atento ao tempo de mudança. Tirar o pé do acelerador e pisar na embreagem para mudar a alavanca. Depois soltar o pé da embreagem com rapidez coerente com a velocidade do veículo e voltar a pisar no acelerador. Tudo isso sem deixar o carro perder o desempenho, sem trancos e sem deixar de prestar atenção no trânsito.

Dirigir agora passa a ser automático e prazeroso. A pessoa faz isso conversando, ouvindo música ou até mesmo lendo um Outdoor ou placa. É claro, sem deixar que essa pequena distração provoque um acidente, ou seja, é uma falta de atenção controlada. É a fase do pleno conhecimento, quando nem sabe o quanto sabe.

Reduzir o tempo de aprendizado sim, pular etapas não

Com esse entendimento, não adianta estressar na iniciação e nem deixar a equipe maluca ainda no início do planejamento. Utilize todas as técnicas disponíveis, principalmente uma boa comunicação, para diminuir o tempo de cada fase. Mas aceite, e faça com que os stakeolders também entendam que existe um processo. E principalmente que é preciso tempo até que todos tenham domínio de todas as informações e pleno conhecimento do projeto.

Iniciar um projeto sem pleno conhecimento de todas as informações, desrespeitando as fases do aprendizado, pode representar um risco desnecessário. É preciso compreender todos os requisitos, restrições, premissas e riscos para uma perfeita alocação dos recursos. Isso irá minimizar problemas com qualidade, evitar atrasos e custos adicionais além de todos os problemas decorrente dessas falhas.

As fases do aprendizado e o ciclo de vida dos projetos

É possível comparar as fases do aprendizado com o ciclo de vida do projeto. A fase da ignorância é quando o profissional ainda não foi informado que será o gerente de um determinado projeto. O Termo de Abertura caracteriza o início da fase da confusão, que se estende até pelo menos a primeira metade do planejamento. Neste ponto começa a fase da compreensão, quando o time passa a ter consciência de tudo que engloba o projeto. Aos poucos, com cuidado e atenção, as informações começam a fazer sentido em um plano bem estruturado. Esta etapa vai até quase o final do projeto.

Durante toda a execução há sempre novos aprendizados com as mudanças, gestão dos riscos, com os relacionamentos etc. Infelizmente só se atinge a fase do conhecimento pleno quando o projeto já está terminando. Nesse ponto, apesar de já não ser possível fazer muita coisa, todas as informações sobre o projeto estão disponíveis. É importante aproveitar para analisar as lições aprendidas e incorporar este conhecimento na organização.

Agora quero saber sua opinião

Você tem garantido o tempo necessários para a compreensão consistente de todas as informações do projeto? Ou prefere queimar etapas e assumir que a rapidez é mais importante?

Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências por não conhecer ou não respeitar as fases do conhecimento.

Artigo publicado originalmente em 18 de dezembro de 2016 

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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