Compartilhar!

[soundcloud url=”https://api.soundcloud.com/tracks/293213434″ params=”auto_play=false&hide_related=false&show_comments=true&show_user=true&show_reposts=false&visual=true” width=”100%” height=”450″ iframe=”true” /]

Olá, como vai? Ao longo de minha carreira como gerente de projetos eu me deparei muitas vezes com a necessidade de gerenciar os riscos, e pude notar que os conceitos tradicionais disponíveis na literatura são geralmente de difícil aplicação e na maioria das situações não produzem o efeito esperado, prejudicando os resultados dos projetos.

Inconformado com isso, comecei a me aprofundar no assunto e percebi que o problema não está na teoria nem tão pouco nas literaturas, todas elas sérias e conceituadas. O problema de fato está na disponibilidade dos dados iniciais, insumo básico para aplicação dos conceitos.

O problema não está na teoria, mas sim na sua aplicação prática

Mas vamos por partes, entendendo primeiro, com base nas teorias disponíveis, o conceito de riscos e os seus elementos ou componentes. Como a gestão de projetos é uma área de conhecimento relativamente recente, ela vem emprestando conceitos e métodos de outras áreas mais antigas. Assim, alguns conceitos e técnicas foram incorporados às melhores práticas de gerenciamento de riscos na gestão de projetos, trazidas de outros segmentos como o mercado financeiro, por exemplo.

Antes de tudo é preciso saber O QUE É risco, em nosso caso no contexto de projetos, para poder identifica-los e gerenciá-los através de alguma metodologia. O conceito mais bem aceito é o que define o risco como sendo a probabilidade de algo sair diferente do planejado e que pode ocasionar algum impacto ao projeto, podendo ser uma ameaça, com impacto negativo, ou uma oportunidade, com impacto positivo.

Os riscos podem representar ameaças ou oportunidades

Para uma melhor gestão dos riscos toda literatura divide essa definição em três elementos: O “algo” que pode sair diferente do planejado que é o risco propriamente dito, representando a ameaça ou oportunidade ao projeto, a probabilidade do risco acontecer e o impacto, caso ele ocorra.

A probabilidade deve ser avaliada em relação à possível causa, ou causas, que podem provocar a ocorrência do risco. Já o impacto deve ser avaliado sobre os desvios que o risco pode ocasionar ao projeto, caso ele ocorra.

Os 2 principais elementos de um risco são

a probabilidade e o impacto

Ainda segundo as teorias disponíveis, a relação entre probabilidade e impacto determina a severidade do risco, sendo conhecido como Fator de Risco, tendo a função de orientar o plano de resposta ao risco. Esse plano visa proteger o projeto contra os riscos negativos ou aproveitar os riscos positivos, e incorpora algumas técnicas já consagradas de mercado, incluindo aceitar o risco, possibilidade rejeitada no Guia PMBOK®.

O objetivo é proteger o projeto dos riscos negativos

ou maximizar os riscos positivos

Até aí tudo bem, é teoria pura, que já funcionava em outras situações. Mas agora vamos contextualizar para o ambiente de projetos. A probabilidade é expressa em percentual e caracteriza o número de vezes que um determinado fato costuma ocorrer em relação ao número de vezes que ele poderia ter ocorrido. Traduzindo, quem de vocês já teve um determinado risco (o mesmo risco) em 100 projetos e, por exemplo, em 30 ocasiões ele de fato ocorreu? Difícil, não é? Mesmo se baixarmos a régua, diminuindo para um universo de 10 projetos com 3 ocorrências medidas e registradas, ainda assim teríamos dificuldade para avaliar pois seria necessário um bom histórico de projetos ou lições aprendidas, o que na maioria das vezes está muito longe de nossa realidade. Sem contar com o fato da própria definição de projetos que o caracteriza como algo único, e, portanto, não necessariamente exposto aos mesmos riscos. Portanto, se seguirmos as metodologias disponíveis, devemos atribuir uma probabilidade à ocorrência do risco, que caso não seja baseada em fatos históricos, será um mero chute.

Probabilidade sem dados históricos é chute!

O mesmo se dá com o impacto. Nesse caso com distorções ainda piores provocadas pela tentativa de adaptar a teoria ao contexto de projetos. Segundo essas teorias o impacto deve ser avaliado pelos desvios que os riscos podem provocar nos objetivos no projeto, mais precisamente sobre o escopo, prazo, custo e qualidade. Novamente um percentual é solicitado pela teoria que deve ser calculado pela relação entre o desvio esperado e o plano original. Mas como avaliar esse impacto nessas importantes áreas de nosso projeto se não soubermos como esses riscos afetaram os projetos anteriores? Também o percentual de impacto, quando não baseado em dados históricos, é um chute.

Percentual de impacto sem dados históricos é chute!

As teorias sugerem que todos os riscos devem ser mapeados e plotados em uma matriz de probabilidade e impacto e em seguida o fator de risco deve ser calculado pela multiplicação entre o percentual de probabilidade e o percentual de impacto. Sendo assim, sem a utilização de dados históricos ou lições aprendidas de projetos anteriores, a multiplicação de uma probabilidade chutada e um impacto chutado nada mais é do que um chute ao quadrado.

Probabilidade chutada X Impacto chutado = CHUTE²

Notem que tudo que venho falando não é contra as teorias. Elas são ótimas e funcionam muito bem. O problema está nos dados encontrados, ou muitas vezes não encontrados, no ambiente de projetos. Se você está em uma organização madura, que possui registro de riscos e dados históricos, então pra você a aplicação da teoria é fácil. Mas, e para aqueles que essa realidade ainda está distante, o que fazer? Deixar pra lá e lidar com os problemas conforme eles forem acontecendo, aceitando que as expectativas de custo e prazo são totalmente vulneráveis? Continuar fazendo mapas de riscos bonitinhos apenas para constar nos planos de projeto?

Confesso que eu mesmo já me vi nessa situação, mapeando e avaliando os riscos qualitativamente e quantitativamente como manda as melhores práticas, sem a menor preocupação com a veracidade dos percentuais apontados. Esses percentuais e o cálculo do fator de risco, derivados como mencionei anteriormente de metodologias consolidadas em outros setores, são baseados, na verdade, na Matemática, mais precisamente em um de seus ramos que é a Estatística. Como essa área de estudo é caracterizada como exata, o mero chute de valores percentuais pode ser encarado como algo leviano, um desrespeito à teoria desenvolvida ao longo dos séculos.

A falta de veracidade dos dados utilizados pode ser

encarada como leviandade contra a matemática

Mas repetindo para não ser mal compreendido, o problema não é a teoria e sim sua aplicação no contexto dos projetos. Então como podemos avaliar os riscos sem sermos levianos com os dados? Como fazer, nesse contexto, um plano de resposta aos riscos que nos permita ações preventivas, redução de impactos e cálculos de reserva? Como utilizar tudo isso para produzir estimativas de prazos e custos mais condizentes com o ambiente de incertezas dos projetos?

A resposta é mais simples do que você imagina e passa pela utilização de uma ferramenta disponível para todos, e que se torna mais eficiente e acurada quanto mais utilizada. Estou me referindo à percepção, no caso a percepção profissional, que embora não tenha a precisão de dados históricos, carrega referências de situações vividas, bem como a memória das decisões tomadas e de suas consequências para o resultado dos projetos. Mas não estou falando de mero achismo, e sim da utilização de escalas de probabilidade e impacto facilmente compreensíveis pelo cérebro humano, e que possam propiciar a criação do artefato mais importante na gestão de riscos, que é um plano de resposta compatível com o perfil de risco das pessoas e organizações envolvidas no projeto.

A percepção, quando utilizada de forma estruturada,

é uma excelente ferramenta para a gestão de riscos

Você ainda define probabilidade e impacto com percentuais infundados? Calcula um fator de risco numérico apenas para dar ares de precisão na avaliação? Talvez esteja na hora de ser mais honesto com a matemática e com os stakeholders, realizando uma gestão de riscos menos precisa do que poderia ser, caso os dados históricos estivessem disponíveis, mas não menos eficiente no que diz respeito a produção de um bom plano de resposta aos riscos.

Agora é hora de compartilhar essa publicação com nossos colegas. Deixe também sua opinião no espaço abaixo. Se preferir clique em “Publicar também no Facebook” logo abaixo de seu comentário.

Bons Projetos!

Paulo Mei

Compartilhar!