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Olá, como vai? Com esse post chegamos ao final de nossa série sobre as áreas de conhecimento. Apesar de ser a primeira área de conhecimento do Guia PMBOK® já no quarto capítulo, deixei para o final de propósito, pois os processos desta área de conhecimento promovem a integração entre todos os demais processos, levando a gestão de projetos do início ao fim, ou seja, desde o primeiro documento que reconhece a existência do projeto até o último que é a carta de encerramento.

Escrevi recentemente em meu post “As 7 integrações que todo gerente deve conhecer para evitar os projetos Frankenstein” sobre como os projetos possuem natureza integradora e comentei todas as integrações necessárias para que eles sejam um sucesso do ponto de vista da execução e da utilização de seu produto ou serviço. Citei as integrações externas que todo projeto deve ter com as influencias externas, com a operação, com o ambiente e processos organizacionais, com os negócios e também as integrações internas como a que deve existir entre as áreas de conhecimento e a integração dos impactos decorrentes das mudanças.

Leia mais no artigo “Gestão de projetos – Como descomplicar para obter melhores resultados”.

Integrações internas e externas ao projeto

Mas neste post nos vamos nos concertar na integração do ponto de vista do PMI, entre todos os processos da gestão de projetos, e como os processos de integração funcionam como um fio condutor que leva o projeto do início ao fim “amarrando” todos os demais processos.

A integração inclui características de unificação e consolidação que são essenciais para a execução controlada dos projetos até a sua conclusão, a fim de gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas e produzir os requisitos planejados.

Os processos do Guia PMBOK® 6ª Edição dedicados ao gerenciamento da integração do projeto são:

• Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto, que produz um documento que formalmente autoriza a existência de um projeto e reconhece seu gestor, transferindo a este a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto.
• Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, para definir, preparar e coordenar os planos auxiliares e todos os planos de cada área de conhecimento com suas respectivas linhas de base, integrando todo o conjunto de informações em um plano de gerenciamento de projeto abrangente e consistente.
• Orientar e gerenciar o trabalho do projeto, que tem a função de liderar e realizar todo o trabalho definido no plano do projeto, além de cuidar da realização de todas as mudanças aprovadas, buscando atingir os objetivos do projeto.
• Monitorar e controlar o trabalho do projeto, que acompanha, revisa e registra o progresso do projeto em relação ao desempenho definido no plano.
• Realizar o controle integrado de mudanças, que propicia a revisão de todas as solicitações de mudanças e suas aprovações, garantindo que todas as alterações aprovadas reflitam nas entregas, nos ativos de processos organizacionais, no plano de gerenciamento do projeto e demais documentos, além de providenciar para todas as partes interessadas sejam comunicadas adequadamente sobre as mudanças, sejam elas aprovadas ou não.
• Encerrar o projeto ou fase, que providencia a finalização de todas as atividades de todos os grupos de processos do gerenciamento de projetos para encerrar formalmente o projeto ou fase. Na sexta edição, com o fim do processo “Encerrar as Aquisições”, boa parte das atividades para finalizar as contratações passou a ser executada pela integração, mais precisamente no processo “Encerrar o projeto ou fase”.

Mais uma importante mudança na 6ª Edição do Guia PMBOK® foi a inclusão de mais um processo de integração:

• Gerenciar o Conhecimento do Projeto, que faz parte do grupo de processos da execução, formalizando as lições aprendidas e proporcionando sua coleta durante toda a fase produtiva do projeto, e não apenas no encerramento, como normalmente é feito, e quando já é tarde demais para lembrar de tudo o que foi significativo e quanto já não se tem muito tempo, pois outro projeto espera pelo time.

Essas e outras mudanças você pode encontrar em meu post “O que esperar do Guia PMBOK® 6ª Edição”.

Muitos documentos podem ser gerados na condução de um projeto, dependendo do tamanho e grau de complexidade do mesmo. Mas dois documentos são fundamentais e sempre presentes em qualquer projeto dignamente gerenciado. São eles o Termo de Abertura do Projeto e o Plano do Projeto. O primeiro é totalmente gerado a partir do primeiro processo de integração e o segundo é organizado pelo segundo processo, que coordenar todos os planos de cada uma das áreas de conhecimento e também os documentos auxiliares como diagramas, plantas, cálculos estruturais e outros documentos técnicos para formarem um plano de gerenciamento do projeto consistente e completo e que possa servir de referência e orientação para a execução.

Termo de Abertura e Plano do Projeto são os principais

documentos produzidos pela integração.

O Termo de Abertura do Projeto, quando aprovado, inicia formalmente o projeto além de reconhecer e estabelecer seu responsável, outorgando-lhe o nível adequado de autoridade para sua execução. Promove também o entendimento dos objetivos de negócio que justificam a execução, baseando-se no estudo de viabilidade e planos de negócio (Business Plan) que orientaram sua existência, lembrando que a abertura de um projeto valida seu alinhamento com a estratégia organizacional. Dada a sua importância precisa ser formalmente assinado por alguém na organização que tenha poderes para ser seu patrocinador, com autoridade para captar ou autorizar financiamento e alocação de recursos, ambos necessários para a execução e com amplo conhecimento dos objetivos de negócio, tendo em mente que cada projeto deve ser um componente na materialização da estratégia organizacional.

Você já deve ter ouvido alguma frase do tipo “nada é certo na gestão de projetos, a não ser que haverá mudanças”. Isso é a mais pura verdade. Então, outra importante função da integração e promover o controle integrado das mudanças. Isso é fundamental pois as mudanças, embora muitas vezes nasçam de demandas inocentes como uma pequena alteração de escopo, provocam impactos com intensidades diferentes em quase todas as partes do projeto, e, portanto, em várias áreas de conhecimento. Uma simples alteração de escopo irá alterar o custo, provavelmente também o prazo ou pelo menos o cronograma para sua execução, pode demandar um recurso humano que não estava previsto, ou a compra de materiais adicionais. Por acontecer durante a execução do projeto pode gerar problemas de qualidade e aumentar o risco do projeto. Além disso precisa ser comunicada, o que pode gerar alterações de comportamento entre os interessados, ou mesmo alterar a lista de stakeholders. Ou seja, uma simples mudança pode provocar alteração em todo o projeto e, portanto, precisa ser gerenciada de forma integrada.

Uma simples mudança pode provocar alteração em todo o projeto

O fato de eu ter mencionado mais extensivamente o termo de abertura, o plano do projeto e o controle integrada das mudanças não deve minimizar a importância dos demais processos de integração. Orientar e controlar o trabalho do projeto e promover o seu encerramento formal também são muito importantes, juntamente com o novo processo que a 6ª Edição do Guia PMBOK® vem trazendo para promover o constante aprendizado com os conhecimentos que todo projeto produz.

Como você tem atuado integração dos seus projetos? Você consegue visualizar cada um dos processos dessa área de conhecimento como um fio condutor que coordena os demais processos de todas as áreas de conhecimento, conduzindo sua gestão do início ao fim? Compartilhe com agente suas técnicas para fazer com que tudo aconteça de forma integrada nos seus projetos. Comente no espaço abaixo e clique em “Publicar também no Facebook” para compartilhar esse assunto com um número maior de colegas.

Bons Projetos!

Paulo Mei

P.S.  Conheça o Treinamento EAD PM Mind Map® – A gestão descomplicada de projetos.

Há, e caso ainda não tenha lido os posts anteriores desta série sobre cada uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK^®, acesse pelos links abaixo:

A gestão de escopo é o caminho para o sucesso dos seus projetos.

Gestão de Tempo ou Cronograma?

Gestão de custos. O que é importante saber?

Gestão da qualidade. O que é essencial para os projetos?

Gestão dos recursos. Muito mais do que gerenciar pessoas.

Gestão das Comunicações. Integrando as diferentes partes interessadas do projeto.

Gerenciamento dos Riscos. Aumentando as chances de sucesso dos projetos.

Gerenciamento das Aquisições. Controlando tudo o que vem de fora de sua organização.

Gerenciamento das Partes Interessadas. Engajando adequadamente as forças externas.

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