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Qual é a diferença entre gestão de mudança organizacional e gestão da mudança dos projetos? Garanto que não é meramente uma questão semântica ou um jogo de palavras. Por isso, para responder essa questão, precisamos entender alguns conceitos importantes, não da língua portuguesa, mas da gestão organizacional.

Aquilo que uma organização faz no seu dia a dia chama-se operação. É o que gera as receitas e os lucros esperados, se tudo estiver indo bem. A operação apenas executa aquilo para o que foi programada, repetindo os processos e produzindo os mesmos produtos ou serviços.

Mas toda organização almeja crescer e para se desenvolver promove mudanças nesse ambiente operacional. Uma mudança organizacional pode ser para alterar processos, redefinir produtos e serviços, incluir funcionalidades, melhorar a qualidade etc. Por outro lado, pode ser  algo mais radical como lançar novos produtos ou entrar em novos mercados.

Essas são as mudanças organizacionais, que para serem executadas precisam de projetos que, por sua vez, podem sofrer alterações durante sua execução. Essas alterações mudam o rumo do projeto em relação ao plano original e precisam ser gerenciadas pela gestão da mudança.

A gestão de mudança organizacional

A gestão de mudança visa auxiliar as organizações a implementarem as alterações estruturais, estratégicas, operacionais ou táticas. É através dessas mudanças que a organização consegue crescer, levando em consideração também os interesses de seus stakeholders. Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico e competitivo, as empresas precisam encontrar rapidamente novas soluções que agreguem valor. Elas precisam se tornar mais sólidas diante da evolução do mercado e das inovações cada vez mais frequentes e rápidas.

Para o sucesso dessas mudanças organizacionais, é necessária uma perfeita compreensão de todos os processos e procedimentos vigentes. Além disso, é preciso um profundo entendimento de cultura organizacional, perfis de liderança e da ampla diversidade de capital humano. A análise deve abranger todo o ambiente empresarial para se identificar as possíveis influências que os diferentes fatores comportamentais dos colaboradores podem inserir no contexto das tomadas de decisões. Da mesma forma, deve ser levado em conta as vantagens de mudar, os motivos e os resultados esperados. Assim, é importante investigar e entender o mais cedo possível os impactos de mudanças no ambiente organizacional.

A gestão da mudança nos projetos

Já a gestão da mudança, como conhecemos na gestão de projetos, visa manter o plano atualizado frente aos riscos, às novas demandas. São novas necessidades ou outras alterações APROVADAS para o projeto através da execução do processo “Controle Integrada de Mudanças”. O objetivo máximo de todo gestor é terminar o seu projeto igual ou o mais próximo possível do planejado. Como sabemos, as incertezas são muitas. As informações não disponíveis no momento do plano são transformadas em premissas que podem ou não ocorrer. Isso representa riscos para o projeto que, juntamente com outros, podem alterar a maneira como ele será realizado.

Como se não bastasse, novas demandas podem ser solicitadas pelo cliente ou outros importantes stakeholders durante a execução. Além disso, novas necessidades podem surgir devido a perda de recursos importantes, novas leis, mudanças tecnológicas etc. Ou seja, muita coisa pode e vai sair diferente daquilo que foi planejado e isso não é a morte para o gerente do projeto. A não ser que essas alterações sejam executadas sem as devidas aprovações e a consequente inclusão nas linhas de base. O plano do projeto deve ser mantido atualizado, com todas as alterações aprovadas. Assim, ao final do projeto, o que foi executado deve estar, como afirmei, o mais próximo possível do que planejado. Mas não mais em relação ao plano original, e sim ao novo plano que inclui todas as alterações autorizadas.

Projetos e Portfólios para as mudanças estratégicas

Quem leu meu artigo “Gestão Integrada de projetos, portfólios e negócios” compreende que as necessidades de negócio levam às mudanças. Estas, por sua vez, são implementadas por um conjunto de projetos alinhados estrategicamente para atingirem um objetivo. Desta forma podemos entender que a gestão da mudança leva à necessidade de identificação e realização de projetos que, ao serem executados, dadas as incertezas, sofrerão necessidades de alterações, e passarão pela gestão de mudanças, caso estejam sendo gerenciados através de uma boa metodologia.

A mudança que realmente importa

Ao meu ver há um erro de identificação de escopo nos projetos e portfólios que visam mudanças organizacionais. Na maioria das vezes acontece uma profunda análise das mudanças de processos, máquinas, fluxo de trabalho e outros fatores técnicos. Mas infelizmente acabam deixando de lado a mudança mais importante, que deve acontecer na cabeça dos envolvidos. Assim, a mera execução dos projetos, por mais primorosa que seja, não garante que as mudanças organizacionais almejadas sejam conquistadas.

É preciso ir a fundo também nas mudanças culturais e incluir no escopo dos projetos as entregas e ações necessárias para essa que é a parte mais importante de toda mudança. Essas ações devem ter como objetivo diminuir a resistência, sempre presente nas organizações, ajudando as pessoas a se adaptarem ao novo. O maior desafio é convencer os funcionários da importância de se efetivar as modificações e os benefícios que serão alcançados. O caminho é deixar claro que os benefícios não serão apenas para a organização, mas por todos os envolvidos.

Diminuindo as resistências

Um dos principais obstáculos enfrentados pela gestão da mudança diz respeito à tentativa de manutenção do status quo pelos colaboradores. Isso normalmente é provocado por insegurança e aversão a mudanças. Afinal de contas, na cabeça dos colaboradores, os resultados sempre vieram da maneira que agiam, então para que mudar.

A principal fonte dos problemas relacionados à resistência por parte dos envolvidos diz respeito à falta de comunicação. Isso pode estar sendo provocado pela má gestão do projeto, que normalmente limita as comunicações aos planos, relatórios de status e atas. As comunicações devem ter origem na identificação dos stakeholders e de suas necessidades, e não em um checklist preestabelecido.

A comunicação deve proporcionar o levantamento das necessidades de mudança junto aos colaboradores. Deve ainda garantir uma ampla divulgação dos objetivos para todos os stakeholders. Somente através de uma boa comunicação é possível obter o engajamento e a colaboração de todos.

O líder do projeto e das mudança organizacional

A maioria dos projetos e portfólios, estratégicos, operacionais ou mesmo os obrigatórios, envolve mudanças na organização. Assim, o papel do novo gerente de projetos deve ser cada vez mais o de líder, juntamente com um patrocinador ativo e interessado. Ele preciso identificar o quanto antes todos os stakeholders e mapear possíveis focos de resistências e as fontes de apoio. Assim, pode traçar antecipadamente as estratégias para minimizar os obstáculos e promover toda ajuda possível, garantindo o sucesso do projeto. Além de produtos, serviços ou resultados, os projetos gerenciados com foco nas mudanças irão entregar também uma nova cultura organizacional. Assim, as mudanças físicas mais as alterações de comportamento irão colocar a empresa em um novo patamar estratégico.

Agora quero saber sua opinião

Você tem cuidado das mudanças comportamentais que as alterações físicas de seus projetos demandam? Ou simplesmente executa o projeto e espera que o comportamento das pessoas se ajustem com o tempo?

Deixe seu comentário e nos conte como sua empresa lida com gestão de mudanças e com o gerenciamento das mudanças.

Artigo publicado originalmente em 19 de setembro de 2016

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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