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A gestão de cronograma relaciona as diferentes atividades do projeto para definir uma sequência lógica de execução. Ao estimar os recursos necessários e a duração das tarefas, fornece uma ideia do prazo de entrega do projeto. deve incluir somente as tarefas estritamente necessárias para a produção e entrega do escopo planejado. Como os recursos são alocados às tarefas, qualquer atividade que não esteja ligada ao objetivo do projeto representa apenas desperdício.

Durante muitos anos essa área de conhecimento foi chamada de Gerenciamento do Tempo, o que não condiz com a realidade. O tempo não é gerenciável, mas sim o que podemos fazer com ele, como as tarefas de um cronograma.

Gestão Participativa

Além da alteração de nome, há também uma mudança de conceito na gestão das tarefas que vem tomando forma há alguns anos. Venho falando insistentemente em várias de minhas publicações a respeito da importância de fugirmos do micro gerenciamento. Assim, é preciso envolver os participantes o quanto antes para contribuírem na gestão do cronograma. Não cabe mais nos dias de hoje a figura do Gerente de Projeto centralizador que elabora um cronograma sozinho. Assim, é inconcebível a ideia de que alguém possa detalhar as tarefas que, na verdade, serão executadas por outras pessoas. Cada recurso é alocado ao projeto por sua especialidade. Como disse em meu artigo sobre A Gestão Descomplicada de Projetos, é muito importante envolver esses recursos o quanto antes.

Então não ofenda a capacidade de seus recursos tentando definir COMO eles devem executar seus respectivos trabalhos.

Organizando as tarefas do Cronograma

Uma das principais preocupações na confecção do cronograma é a estimativa dos recursos necessários para finalizar as atividades. A relação de recursos inclui também as pessoas, que precisam ser avaliados quanto à disponibilidade, capacidade e competências técnicas. Isso é importante para que a duração das atividades possa ser estimada e para que os custos possam ser calculados.

Além disso, as restrições de prazo e de custo também afetam o projeto, mas de formas diferentes:

• As restrições de prazo podem definir a quantidade e qualidade dos recursos a serem alocados,
• A quantidade ou qualidade dos recursos disponíveis ou que melhor se adequem à restrição de custo é que irão determinar a duração das atividades e consequentemente a duração do projeto.

Gestão de cronograma integrada às demais partes do projeto

As atividades de um cronograma são, na verdade, a subdivisão dos pacotes de trabalho. Estes, por sua vez são subdivisão das entregas e do projeto, como um todo. Tudo está conectado ao escopo, pois assim inibimos a alocação de recursos desnecessários e consequentemente evitamos o desperdício de dinheiro.

Além disso, a gestão da qualidade demanda tarefas para a garantia e o controle, que precisam ser previstas no cronograma e possuir recursos alocados para sua execução.

A gestão dos riscos também demanda ações preventivas para lidar com as incertezas. Assim, essas ações são tarefas que também precisam estar no cronograma e ter seus recursos destinados.

Já as tarefas para consertar possíveis desvios de qualidade não são certas de serem executadas. Da mesma forma as atividades para lidar com os riscos corretivamente só serão executadas caso o risco ocorra. Através de cálculos de probabilidade essas tarefas devem compor as reservas de contingência, que farão então parte do cronograma.

Cumprindo a função de controle

Para que o cronograma cumpra seu papel, além de servir de base para o planejamento ele deve servir de referência para o controle. Defina, junto com seu time um conjunto de tarefas que possa ser facilmente gerenciável. Porque se for para perder o controle, então o cronograma não serve para nada.

Para estrutura uma WBS, devemos quebrar o escopo em entregas menores e mais gerenciáveis. Da mesma forma, no cronograma devemos quebrar os pacotes de trabalho em tarefas, que também devem ser mais gerenciáveis.

Prefira sempre ter poucas tarefas que sejam representativas de um conjunto de trabalho a ser executado. Não precisa transformar o cronograma em um passo-a-passo, porque no momento da execução muita coisa vai sair do controle e adaptações serão necessárias.

Uma estorinha para NÃO servir de exemplo 

Costumo contar em minhas aulas a estória de um pedreiro executando uma obra. Então imagine que ele tenha um cronograma detalhado definido que no primeiro dia ele TEM que fazer uma atividade externa. O mesmo cronograma define que e no segundo dia ele TEM que fazer uma interna. Adivinha o que ele fará caso chova no primeiro dia. Isso mesmo, NADA. Afinal ele estará seguindo o cronograma. Portanto cuidado! Nem sempre um cronograma detalhado demais é sinônimo de controle e cumprimento de prazo. Na verdade, é quase sempre o contrário, pois resulta invariavelmente em falta de engajamento, perda de controle e atrasos.

Precedências e Dependências

Uma das técnicas mais utilizadas na montagem de cronogramas é o método do diagrama de precedência (MDP). Neste método as atividades são interligadas por um ou mais relacionamentos lógicos, determinando a sequência em que as atividades serão executadas. Assim, esse método uni as atividades predecessoras às sucessoras através de quatro tipos de relacionamentos:

• Término para início: A atividade sucessora só inicia quanto a predecessora terminar.
• Término para término: A atividade sucessora só termina quando a predecessora terminar.
• Início para início: A atividade sucessora só inicia quanto a predecessora iniciar.
• Início para termino: A atividade sucessora só inicia quando a predecessora terminar.

O ultimo relacionamento é mais teórico e pouco útil em termos práticos. Mas todos os demais são frequentes em qualquer sequência de tarefas, consequentemente, presentes em qualquer cronograma.

Determinando corretamente o relacionamento entre todas as atividades é fundamental para sequenciar as tarefas que, ao final, comporão o cronograma.

Outra técnica importante é a determinação das dependências, que caracterizam os relacionamentos entre as tarefas como:

• Obrigatórios: O relacionamento TEM que ser realizado de uma determinada maneira.
• Opcionais ou arbitrários: O relacionamento PODE ser realizado de uma determinada maneira ou de outra.
• Externos ou internos: Os relacionamentos internos estão sob o domínio do Gerente do Projeto, mas os externos não, e podem representar riscos para a execução do cronograma.

Esses relacionamentos ainda podem ser regidos por antecipações ou esperas para organizar as atividades como elas serão executadas.

A sequência de Tarefas

Quando todas as tarefas são colocadas em uma sequência lógica e amarradas pelos tipos de precedência, resulta no cronograma. Entretanto, como algumas tarefas podem ser executadas em paralelo, mais de um caminho pode existir. Alguns mais longos por terem mais tarefas e demandarem mais esforço, e outros mais curtos. Isso faz com que em alguns caminhos existam folgas de cronograma. Ou seja, mesmo que as tarefas comecem mais tarde ou sofram atrasos, até um certo limite isso não afetará o prazo final do projeto. Mas sempre haverá um caminha sem folga alguma. Para estas tarefas não há flexibilidade para atrasos formando a sequência mais longa de atividades do projeto, denominada Caminho Crítico. Essa sequência representando a duração do projeto e o gerenciamento mais próximo dessas atividades compõe o Método do Caminho Crítico.

Acrescentando-se a gestão de reservas de duração ao Método do Caminho Crítico resulta no Método da Corrente Crítica, outra importante ferramenta de gerenciamento e controle do prazo do projeto.

Ajustando o Cronograma

Raramente o resultado final do levantamento e sequenciamento das atividades com suas respectivas durações estimadas resultam em algo aceitável. Normalmente as necessidades dos clientes e as restrições dos negócios demandam prazos mais curtos de que um cronograma confortavelmente planejado.

As duas técnicas mais importantes para ajustar o cronograma e adequá-lo às expectativas dos principais interessados são a compressão e o paralelismo. A compressão visa encurtar o cronograma através da utilização de mais recursos ou horas extras. Já o paralelismo muda a lógica do cronograma, para realizar em paralelo as atividades que seriam executadas em séria.

Comunicando o Cronograma

O modelo mais utilizado para a comunicação e gestão do cronograma é diagrama de barras conhecido como Gráfico de Gantt. Ele teve uma primeira versão em 1880, desenvolvida pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki. Depois foi adaptado em 1903 por Henry Gantt, sendo implementado na indústria como forma de planejar, organizar e controlar a produção.

O cronograma deve der desenvolvido e estruturado para que permita visões mais detalhadas e mais resumidas. A versão detalhada deve ser desenvolvida junto com a equipe do projeto e será utilizada para o monitoramento e controle. Já a versão resumida, normalmente chamada de cronograma de marcos, deve ser um resumo automático do detalhamento.  Deve ser utilizada pelo gerente do projeto para seu acompanhamento e para a comunicação aos clientes e demais stakeholders.

Gestão de cronograma – Processos ou Pessoas?

É muito importante compreender as técnicas relacionadas ao cronograma, mas valorizar o relacionamento entre as pessoas e os efeito da sinergia na execução das tarefas é mais importante ainda. Por isso, privilegie o trabalho em grupo e participativo, permita que os recursos que irão executar as atividades planejem suas entregas, e evite o micro gerenciamento, que não é nada motivador para uma equipe.

Agora quero saber sua opinião

Você tem gerenciado bem o cronograma de seus projetos?

Tem delegado adequadamente o planejamento das atividades ou fica impondo a sua visão de cronograma?

Deixe seu comentário e compartilhe com a gente como tem feito para entregar seus projetos no prazo.

Artigo publicado originalmente em 05 de fevereiro de 2017

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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