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As integrações dos projetos dizem respeito aos relacionamentos internos, relativas às áreas de conhecimento, e externos, com o ambiente organizacional. Isso é fundamental para que o projeto dê certo e gere os resultados esperados

Todo projeto possui natureza integradora. Os processos e atividades pertinentes à gestão do projeto e construção ou desenvolvimento do produto ou serviço precisam ser integrados. Assim o gerente do projetos e sua equipe podem trabalhar para que tudo aconteça como planejado. Além disso, o projeto precisa se conectar também com o universo que o rodeia. É nesse ambiente que o produto ou serviço deverá funcionar ou acontecer para gerar um resultado.

Neste artigo vamos analisar as principais conexões que devem estar presentes nos projetos. Veremos também como o gerente do projeto pode e deve se organizar para garantir que essas integrações aconteçam.

Integrações dos Projetos e as áreas de conhecimento

Internamente ao projeto, todas as áreas de conhecimento devem estar perfeitamente conectadas para produzirem os resultados esperados. Ou seja, entregar um produto ou serviço, de forma eficiente. É preciso integrar os custos dos diferentes recursos às tarefas para que o projeto seja executado dentro do orçamento. Os diferentes recursos devem estar conectados entre si equilibrando qualidade e quantidade. O cronograma de execução deve ser coerente com os recursos disponíveis para garantir que o prazo seja cumprido. Um conjunto ideal de tarefas produz as entregas, mas também as diferentes entregas precisam se integrar para finalizar o projeto.

Para que o ambiente seja agradável, é preciso integrar as pessoas, tanto os recursos humanos próprios quanto os terceirizados. Os padrões de qualidade precisam estar em acordo com os recursos e com as qualificações dos profissionais. Além disso, precisam estar em equilíbrio com a necessidade dos stakeholders. Os riscos relativos a produção das entregas na qualidade, prazo e custo esperados, precisam também estar em acordo com os recursos e fornecedores disponíveis. Mas também precisam estar de compatíveis com o perfil de risco dos interessados e patrocinadores do projeto.

Por fim, toda a comunicação deve ser pensada de forma interligada, para que contribua com todas as outras integrações citadas. Assim, é possível manter algum nível de conforto e segurança entre os interessados.

Integração, Escopo, Cronograma, Custos, Qualidade, Recursos, Aquisições, Riscos, Comunicação e Stakeholders. Estas são as áreas de conhecimento que, independente de padrões, devem existir em maior ou menor grau em qualquer projeto.

Integrações dos Projetos e os processos

Todo padrão, modelo ou método possui seu conjunto de processos, procedimentos regras de utilização. Isso acontece tanto com métodos derivados do Agile quanto com os derivados do Waterfall ou qualquer outro modelo ou composição.

No que diz respeito aos processos de gerenciamento de projetos como descritos no Guia PMBOK®, a interligação é feita pelos processos da área de conhecimento integração.

São seis processos que, cada um a seu tempo no ciclo de vida, procuram aglutinar os demais processos. Portanto, eles servem como um fio condutor que leva a execução do início ao fim do projeto.

Na iniciação, o processo Desenvolver o Termo de Abertura promove abertura formal do projeto. Além disso, garante que o processo Identificar as Partes Interessadas seja executado o mais cedo possível.

No planejamento, o processo Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto organiza todos os outros processos de planejamento de todas as áreas de conhecimento.

Na execução, a integração é garantida pelos processos Orientar e Gerenciar o Trabalho do projeto e Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto. Eles organizam respectivamente os processos de execução e os processos de controle.

No encerramento o processo Encerrar o Projeto ou Fase promove o fechamento formal do projeto. Além disso, garantem que os contratos com os fornecedores sejam encerrados formalmente.

Integração das mudanças

Uma das maiores fontes de desvios nos projetos, levando à resultados indesejados é a falta de controle na gestão das mudanças. Novas demandas, alterações, novos desejos e ideias cheias de boas intenções acontecem a todo momento durante o projeto. Mas, nem tudo precisa ser realizado de fato. Todo modelo ou metodologia deve ter um procedimento padrão para lidar com as demandas por mudanças, para evitar surpresas desnecessárias.

O sexto processo da área de conhecimento integração do Guia PMBOK® é “Realizar o Controle Integrado de Mudanças”. Esse processo por si só já representa uma importante integração que todo gerente de projetos deve se atentar. Em primeiro lugar, para garantir que todas as mudanças sejam amplamente analisadas e executadas apenas quando aprovadas. Além disso, é preciso garantir que TODOS os impactos decorrentes das mudanças sejam incluídos no projeto, de forma integrada.

Integrações dos projetos com os stakeholders e outras influências externas

Stakeholders são as pessoas ou organizações externas ao projeto que, com seus desejos e necessidades, podem influenciar ou serem influenciadas por ele. Essa influência pode ser positiva ou negativa, e em maior ou menor grau. Isso depende do nível de interesse e relacionamento com o projeto ou com seus resultados. São, por exemplo, os clientes, patrocinadores, usuários, comunidades afetadas, governo, etc.

Há também outras influencias externas que precisam ser levadas em consideração no planejamento e execução do projeto. São condições externas que, tanto quanto os stakeholders, estão fora do controle do gerente de projetos e de sua equipe. Estou me referindo às condições climáticas, comportamento da economia, decisões legais ou regulamentações, mudanças de mercado entre outras.

Tudo o que acontece em um projeto depende das influências externas. Como todo projeto tanto influencia, como também sofre influências externas, a integração com esses indivíduos, grupos, organizações e outras fontes de influência é imprescindível para o bom andamento do projeto.

Integrações dos projetos com a operação

Muitos projetos são demandados pela operação e não são necessariamente projetos estratégicos, como escrevi no artigo sobre Gestão de Portfólio. São normalmente ampliações, melhorias de processos, substituições de máquinas e equipamentos, inclusão ou exclusão de funcionalidades nos produtos existentes etc. Assim, esses projetos realizam tudo o que seja necessário para manter, melhorar ou ampliar aquilo que a organização já faz. Assim, essas demandas visam cumprir com os objetivos operacionais da organizacional.

Além disso, também os projetos estratégicos ao serem finalizados também são transferidos para a operação em algum momento. É a operação quem irá assumir as atividades rotineiras do novo negócio.

Integrações dos projetos ao ambiente e processos organizacionais

Todo projeto faz parte de uma ou mais organizações. Por isso deve ser integrado a ela, respeitando as regras vigentes, os processos e as estruturas organizacionais. Em um primeiro momento os projetos devem respeitar a estrutura vigente, buscando incorporar os processos no planejamento.

Mas os projetos também representam uma excelente fonte de aprendizado. Assim, através dos projetos, os processos e a estrutura organizacional podem ser melhorados e adequados, promovendo mudanças organizacionais.

Esse movimento contínuo beneficia tanto a gestão de projetos, quanto a organização, mantendo-a viva para a implantação das estratégias.

Integrações dos projetos com os negócios

Todas as integrações citadas acima são fundamentais, mas talvez a mais importante seja a que diz respeito ao negócio. Somente através dela é possível garantir a interligação do projeto aos objetivos estratégicos organizacionais.

Tenho insistido bastante nesse assunto, muitas vezes relegado na literatura. Na minha opinião, tirando os projetos obrigatórios ou operacionais, todos os outros devem estar conectados com algum direcionamento estratégico. Assim, através de um portfólio bem escolhido e executado, é possível gerar resultados e mudanças planejadas para as orientações de curto, médio e logo prazos. Como afirmei em meu artigo sobre a relação entre modelos de negócio e projetos, essas iniciativas são de fato empreendimentos. Ou seja, quando vistos desta forma, precisam estar alinhados a alguma estratégia e produzir resultados mensuráveis.

As organizações parecem se esforçar para escolher seus projetos, buscando alinhar as iniciativas aos objetivos estratégicos. Mas perdem a oportunidade de manter a integração com os negócios no momento em que o projeto é finalizado. Ao passarem um projeto estratégico para a operação acabam incorporando as metas de ao departamento. Com isso, desvinculam os benefícios do projeto e perdem a referencia para avaliar os resultados.

Evitando os projetos Frankenstein

Nos projetos, a soma das partes deve representar o todo, ajustando-se perfeitamente na execução. Caso a integração não aconteça, divergências e incongruências irão aparecer mais cedo ou mais tarde. Assim, a gestão do projeto se torna mais difícil e a satisfação dos interessados cada vez mais distante.

Os planos precisam ser integrados e não apenas um monte de documentos desconexos em uma pasta de arquivos. A existência de projetos na organização deve ser algo natural e não uma pedra no sapato dos gerentes operacionais.

A maioria das literaturas trata a criação dos planos de projetos por área de conhecimento. Portanto, tenho certeza que todo bom gerente de projetos move todos os seus esforços para fazer o melhor possível nos diferentes documentos. Mas será que criados assim de forma isolada eles irão conseguir se juntar, formando um documento único e consistente?

A ideia de juntar as melhores partes para se obter algo supremo ou de melhor qualidade não é nova. Já foi abordada por Mary Shelley em seu romance Frankenstein, escrito entre 1816 e 1817 na Inglaterra. Este livro é considerado a primeira obra de ficção científica da história, e foi muito influenciado pelos avanços da medicina na época. A estória retrata a tentativa de um cientista visionário que tenta criar um ser humano perfeito, juntando as melhores partes que pudesse encontrar. Assim, ele extrai partes dos corpos de pessoas recém falecidas com habilidades específicas, para juntar em um ser supremo. Para quem leu o livro ou assistiu a algum filme baseado nele, sabe que o resultado não foi dos melhores.

Agora quero saber sua opinião

Como é a gestão de projetos em sua organização? Acontece de forma integrada ou mais parece com Boris Karloff, eternizado como Frankenstein por ter sido o interprete do filme original em 1931?

Deixe seu comentário para ampliarmos a discussão sobre esse tema tão importante.

Artigo publicado originalmente em 28 de novembro de 2016

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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