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As restrições, premissas e requisitos costumam gerar muitas dúvidas durante a estruturação de um bom plano de projeto. No entanto, mesmo profissionais experientes podem se confundir entre as fronteiras raramente bem definidas entre esses importantes fatores. Quando mal definidos ou interpretados podem gerar dúvidas e, consequentemente, riscos desnecessários para a execução do projeto.

A gestão de projetos demanda muitas informações. Os detalhes para a produção do produto e os padrões de qualidade esperados. Os desejos e necessidades de todos os interessados e que precisam ser atendidos pelas entregas. Os limites de prazos e custos. Enfim, tudo o que é preciso para que o projeto atinja seu objetivo, entregando o produto ou serviço e os resultados de negócio esperados.

Fontes de informação

Muitas informações podem ser obtidas junto aos stakeholders, os principais interessados no projeto. Assim, são eles que definem por que o projeto deve ser realizado. Também determinam o que, como e quando querem, quanto esperam pagar, onde o produto ou serviço deve ser produzido e entregue. Podem ainda interferir nas decisões sobre quem irá realizar, gerenciar ou se beneficiar do projeto.

Além dos principais interessados, outros envolvidos externos são fontes de informações como fornecedores de produtos ou serviços, órgãos governamentais etc.

Com base nessas informações seria possível formular um plano consistente e exequível. Mas nem sempre todas as informações estão disponíveis no momento em que o Gerente do Projeto e sua equipe precisam.

Restrições

Restrições são informações disponíveis, fornecidas pelos stakeholders e outras influencias externas, e limitam as opções para se executar o projeto. Por exemplo, pode ser um orçamento pré-definido, datas impostas, cláusulas contratuais definindo o tipo de recurso a ser utilizado etc.

As restrições definem COMO o projeto deve ser executado e gerenciado. Devem ser descritas de forma impositiva e específica, deixando claro que não há dúvidas quanto a necessidade de respeitá-las.

Premissas

As premissas são derivadas de informações que deveriam ser fornecidas ou disponibilizadas pelos mesmos stakeholders e outras influências externas. Mas muitas vezes não estão disponíveis ou são difíceis ou caras para serem obtidas.

Nesses casos é preciso assumir como verdade a melhor hipótese possível, levando consideração histórico, lições aprendidas, estimativas de fornecedores etc. Isso é feito em comum acordo entre a equipe de gestão e as partes envolvidas. Embora não sejam dados precisos podem balizar um plano com boas chances de acontecer.

As premissas devem ser escritas com as afirmações consideradas para o projeto. Assim, não devem ter condicionais nem condições dúbias. Devem ser diretas e objetivas para sustentarem o planejamento e serem compreendidas e aceitas por todos os envolvidos.

Uma tentação que todo gerente de projeto deve fugir é a de utilizar as premissas como forma de proteger o seu pescoço, facilitar o seu trabalho ou dar sustentação a um plano que ele mesmo sabe que não vai conseguir cumprir. Assim, nem pense em colocar premissas do tipo: “Os fornecedores irão cumprir seus prazos de entrega” ou “Os recursos estarão motivados e engajados para executas as tarefas no tempo planejado”. Acompanhar as entregas dos fornecedores e liderar a equipe para o cumprimento dos prazos é tarefa do gerente do projeto e a não execução não pode ser repassada para o cliente.

Influências do ambiente

Como vimos os stakeholders influenciam o projeto através das informações fornecidas (ou não) o que esperam do projeto.

Mas as condições nas quais o projeto será executado também exercem influência através de informações raramente explícitas e normalmente imprecisas. Ambientes externos sujeitos a intempéries, ambientes inseguros, instáveis ou desconhecidos, comportamento da economia como variações de câmbio, instabilidade política. Tudo isso pode gerar uma série de dúvidas para o planejamento que na maioria das vezes só podem ser resolvidas assumindo alguma condição aceitável para os envolvidos. Assim, essas são premissas derivadas do contexto e não dos interessados. Por exemplo, se o projeto é uma obra externa que depende da ausência de chuvas durante uma determinada etapa.  Não é possível assumir que a chuva não ocorrerá, pois isso não está sob o controle do gerente do projeto. Portanto,  para elaborar o cronograma é possível avaliar as informações históricas e assumir uma provável quantidade de chuvas como premissa.

Requisitos

Os requisitos representam as características e funcionalidades que deverão estar presentes no produto ou serviço final. São definidos pelos principais stakeholders como clientes e usuários, mas também podem ser características intrínsecas do produto ou serviço. O importante é que sejam mapeados o quanto antes, no início do planejamento, documentados e aceitos por todos os interessados.

Os requisitos definem O QUE será produzido e entregue pelo projeto.

As principais características de uma boa definição de requisitos são:

• Descrição direta de um único item
• Abrangente e detalhado com todas as informações importantes
• Incondicional e independente
• Rastreável quando à demanda e integrado ao restante do projeto
• Realista, mensurável e verificável

Restrições, premissas, requisitos e os riscos do projeto

As restrições não são, por definição, riscos, pois não são incertas. Não há probabilidade da restrição ocorrer ou não. Ela é dada e deve ser obedecida pelo projeto. A maneira como o plano é estruturado para respeitar essas restrições sim, podem representar riscos para o projeto. Por exemplo, para atender a uma restrição de prazo podemos colocar mais recursos para executar as tarefas, aumentando o risco de acidentes de trabalho. Vejam que o prazo é a restrição e não há incerteza nele. A incerteza é quanto ao ambiente de trabalho com mais recursos trabalhando ao mesmo tempo.

Já as premissas, ou normalmente o inverso dela, são fontes diretas de riscos, pois possuem um percentual de incerteza quanto a sua realização. Segundo a definição clássica, um risco é um evento com uma chance de ocorrer diferente de zero ou 100%. Então, caso ocorra irá causar um impacto, positivo ou negativo, no projeto. Como já explicado, uma premissa é algo que assumimos como verdade, mas que não temos certeza que realmente irá acontecer.  Assim, a situação contrária da premissa ou simplesmente a possibilidade dela não ocorrer é um risco para o projeto.

É fundamental manter a rastreabilidade da premissa, para determinar sua origem e consequentemente a fonte de risco para o projeto.

As premissas, juntamente com os riscos derivados delas ou não, mais as restrições definem as condições na qual o projeto será executado.

Um bom planejamento deve começar definindo bem o que será feito pelo projeto e as condições que ele irá enfrentar. Portanto, levantar o quanto antes quais os requisitos, as premissas e os riscos é primordial. Isso irá evitar muitos retrabalhos, refazendo o plano toda vez que uma nova informação surgir.

Desmistificando as restrições, premissas, requisitos

Para caracterizar definitivamente as restrições, premissas e requisitos e não fazer mais confusão com esses elementos, pense da seguinte forma:

• Se são informações dadas ou disponíveis e que limitam as decisões para o planejamento e execução do projeto, é uma RESTRIÇÃO.
• Se são informações necessárias para o planejamento, mas não disponíveis e que deverão ser assumidas, então são PREMISSAS.
• Se fizer parte do produto ou serviço que será entregue para o cliente, então é REQUISITO DE PRODUTO.

Restrições: Limitam as decisões

Premissas: Suposições

Requisitos: Fazem parte do escopo

Não confunda com restrições, premissas e requisitos de negócio

Vimos anteriormente como as restrições, premissas e requisitos influenciam O QUE e COMO o projeto será executado. Mas esses mesmos fatores são aplicados ao contexto de negócio norteando as decisões sobre POR QUE o projeto deve ser executado.

As definições das restrições, premissas e requisitos do projeto são encontradas no plano do projeto. Já as de negócio podem ser acompanhadas no Business Plan ou plano de negócio. Essas informações são a base do estudo de viabilidade que definirá se uma ideia deve ou não ser realizada, do ponto de vista econômico. Como afirmei no meu artigo “Viabilidade Econômica de Projetos“, nem toda ideia deve virar um projeto.

Conhecer as restrições, premissas e requisitos de negócio é tão importante quanto entender o efeito desses fatores na execução do projeto. Por isso um bom gerente de projetos sempre toma suas decisões baseadas nessas informações. Assim, consegue entregar um produto ou serviço conforme as especificações, independente das condições, e que gere os resultados esperados.

Agora quero saber sua opinião

Você tem tido sucesso no planejamento dos seus projetos, começando por uma boa definição dos requisitos e das condições? Ou fica refazendo o plano toda vez que descobre uma nova informação?

E quanto as premissas? Utiliza corretamente para dar sustentação ao plano quanto às informações verdadeiramente indisponíveis ou aproveita para esconder problemas de planejamento?

Deixe seu comentário e compartilhe como você e sua organização aplicam esses conceitos na prática.

Artigo revisado. Publicado originalmente em 24 de outubro de 2016

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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