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Olá, como vai? Infelizmente, mesmo com toda a informação disponível hoje em dia, muitos gestores ainda confundem PMO com Gerente de Projetos, referindo-se ao profissional e não à área de gestão de projetos. Mesmo quando esse assunto parece dominado, muitos gestores parecem também não fazer ideia de todos os serviços que podem ser prestados por essa estrutura, e dos diferentes tipos de escritórios de projetos e como escolher o mais adequado para a sua necessidade.

PMO é a área ou departamento responsável pelos projetos,

em diferentes níveis de atuação.

O PMO é a área, grupo de profissionais ou departamento dentro de uma organização, responsável por atuar no gerenciamento de projetos de várias formas, dependendo do seu nível de atuação, conforme discutiremos a seguir. PMO significa em inglês Project Management Office que é traduzido como escritório de gerenciamento de projetos. Quando muito, e abrindo-se uma exceção, o profissional responsável por essa área ou líder desse grupo pode ser chamado também de PMO, adotando-se, neste caso, o termo como sendo Project Management Officer.

Segundo as principais literaturas sobre o tema, o escritório de projetos pode ser categorizado pelo seu tipo e por sua abrangência. Há basicamente 3 tipos de escritórios de projetos, que podem se combinar em outros tipos. São eles:

Escritório Departamental: Serve para atender às necessidades de gerenciamento de projetos para uma determinada área da organização. Embora tenha uma estrutura apartada da operação possui uma atuação mais operacional do ponto de vista dos projetos, ocupando-se do dia a dia da execução e monitorando diretamente as atividades, agindo prontamente para as ações preventivas e corretivas para o bom andamento do projeto. Esse tipo de escritório, caso a demanda permita, pode possuir uma estrutura perene ou pode ser montado para um projeto ou programa específico, realocando temporariamente profissionais da operação, alguns em tempo parcial e outros em tempo integral, ou mesmo trazendo profissionais de outras áreas ou de fora da organização, com contratos por projeto ou com tempo definido.

Escritório Departamental, atua sobre os projetos de uma área, de um projeto ou de um portfólio específico.

Escritório Setorial: Conhecido em inglês como Project Support Office esse tipo de Escritório de Projetos provê apoio tático, e quando necessário também operacional, a vários projetos e portfólios de um mesmo departamento. Atua no estabelecimento de metodologias, provê ferramentas, treinamentos, coordena a alocação de recursos e concentra a gestão por indicadores dos diferentes projetos sob sua responsabilidade. Normalmente não gerencia os projetos diretamente, prestando serviços pontuais e dando suporte aos gerentes de projetos. Por se envolver com a metodologia e com todos os projetos do setor, normalmente é visto como um centro de referência, fornecendo conhecimento, principalmente as lições aprendidas.

Escritório Setorial, atua indiretamente nos projetos, provendo metodologia, ferramentas e treinamentos.

Escritório Corporativo: Normalmente denominado EPMO ou Enterprise Project Management Office, devido à sua abrangência organizacional. Por estar mais próximo à alta direção, seu diferencial é a atuação estratégica, auxiliando na formação e condução do portfólio corporativo, correlacionando os projetos à estratégia organizacional e garantindo os resultados de negócio. Exerce também a função tática, fornecendo estrutura, políticas e procedimentos para coordenar as diferentes metodologias setoriais ou departamentais. Pode também exercer a função operacional, gerenciando diretamente os projetos corporativos mais complexos do ponto de vista organizacional, aqueles que possam envolver simultaneamente vários departamentos e que por estar suscetível a problemas de relacionamento e possíveis conflitos de interesses devam ter sua gestão fora de qualquer departamento ou setor.

Escritório corporativo tem atuação mais estratégica, na definição do portfólio e gestão de resultados.

Outra classificação dos escritórios de projetos e que já foi sutilmente mencionada nos tipos anteriores é quanto a abrangência de atuação, podendo ser operacional, tático ou estratégico.

A atuação operacional está mais correlacionada aos escritórios departamentais ou aos projetos ou portfólios específicos, por exigir uma atuação mais direta na execução dos projetos. Esses escritórios normalmente são compostos dos recursos técnicos e dos gestores de projetos. As principais frentes de atuação de um escritório de projetos operacional são:

• Atuação ou orientação para levantamento dos dados e preenchimento dos documentos de planejamento
• Acompanhamento dos indicadores de desempenho dos principais projetos
• Participação na verificação e validação das entregas
• Participação na gestão do projeto

Já a atuação tática está mais presente nos escritórios setoriais e corporativos, que direcionam seus esforços na implantação das metodologias que serão utilizadas pelos gestores de projetos. As principais frentes de atuação de um escritório de projetos tático são:

• Implantação de metodologia de Gestão de Projetos
• Implantação do Aplicativo Corporativo de Gestão de Projetos
• Informatização da metodologia, dos documentos e do fluxo de aprovações
• Implantação e melhorias nos controles e relatórios
• Treinamento, palestras e workshops

Quanto ao escritório corporativo, sua principal frente de atuação diz respeito à busca da realização da estratégia organizacional através dos projetos. Suas principais frentes de atuação são:

• Implantação de metodologia de Gestão de Portfólio
• Políticas, processos e documentos
• Informatização das demandas
• Alinhamento estratégico das propostas
• Identificação, categorização, avaliação, seleção, priorização, balanceamento e autorização de projetos e programas para cada portfólio

Como é possível notar, a maioria dos escritórios de projetos que conhecemos, na verdade é uma composição dos diferentes tipos e abrangências, pois depende diretamente da estrutura organizacional, dos seus gestores e do responsável por implantar o PMO. Mas

Os escritórios de projetos também podem ser Estratégicos,

Táticos e Operacionais.

Com esse entendimento quero manifestar meu entendimento contrário às tentativas de aproveitar modismos como as que tenho visto tentando associar escritórios de projetos com algumas tendências ou novas técnicas, criando absurdos como PMO Ágil, PMO Visual, Lean PMO etc. Quem pode ser ágil ou visual são as metodologias adotadas pelo PMO e que nem devem ser padronizadas, e sim construídas sob medida para cada tipo de projeto da organização à qual pertence. Já o PMO deve seguir o seu papel, instituindo as metodologias, as regras para utilização, definindo os papeis e responsabilidades, os indicadores de desempenho e sucesso, enfim, tudo que o seu tipo e abrangência exigirem e que sua organização necessitar para obter o sucesso de negócio desejado.

A metodologia deve ser adaptada aos projetos.

O PMO deve promover isso de forma organizada.

Sua organização possui um escritório de projetos? Como ele é, departamental, setorial ou corporativo? E como é a atuação dele quanto aos aspectos operacionais, táticos ou estratégicos? Conta pra gente comentando no espaço abaixo e clicando em “Publicar também no Facebook” para compartilhar com um número maior de colegas.

Bons Projetos!

Paulo Mei

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