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A gestão dos recursos envolve a administração de tudo o que é necessários para a finalização do projeto. Inclui pessoas, máquinas, equipamentos, materiais e outros itens necessários à produção do produto ou prestação do serviço planejado. Os recursos precisam ser selecionados, contratados ou adquiridos apenas na medida para atender o escopo definido na qualidade desejada. A quantidade e competências dos recursos técnicos e as especificações dos recursos materiais precisam estar em linha com as restrições. Portanto, devem estar em sintonia com o cronograma e com o custo do projeto.

Os recursos podem ser alocados ou contratados especificamente para um projeto. Quando recursos técnicos próprios são demandados, é preciso envolver o departamento de Recursos Humanos e gestores funcionais das organizações participantes. Isso é necessários para a contratação desses recursos que passarão a fazem parte do quadro de funcionários. Caso as organizações já possuam os recursos, é preciso promover a liberação, disponibilizando para o projeto durante o tempo necessário. Para os recursos materiais que a organização ainda não possua, é preciso acionar os processos de compras.

Gestão dos Recursos alocados internamente

Uma das maiores fontes de conflito nas organizações é a liberação dos recursos pelos departamentos. Isso acontece principalmente por dois motivos. Em primeiro lugar, por falta de visão estratégica dos gerentes funcionais. Em segundo lugar, pela carência de uma estrutura de recompensa pelo sucesso dos projetos. Na maioria das organizações os gerentes funcionais possuem o reconhecimento atrelado aos resultados de seus respectivos departamentos. Assim, eles relutam em liberar seus recursos para que possam se dedicar integralmente ou parcialmente aos projetos. Desta forma tentam a todo custo preservar a sua força de trabalho, buscando garantir o sucesso de seu departamento, ignorando a necessidade estratégica da organização.

Uma vez vencida a resistência de liberação dos recursos, o gerente do projetos deve aproveitar com eficiência as competências técnicas disponíveis. Como afirmei em meu artigo “Gestão de projetos – Como descomplicar para obter melhores resultados”, O bom líder direciona seus comandados potencializando suas forças e equilibrando seus conhecimentos.

Gestão dos Recursos contratados

Para a incorporação de recursos materiais aos projetos, é preciso envolver o departamento de compras e aquisições. Esse departamento possui os processos, políticas e procedimentos adequados para a incorporação de recursos externos à organização. Esses recursos podem ser adquiridos definitivamente ou contratados temporariamente conforme a necessidade do projeto. Bens de consumo padronizados, chamados de itens de prateleira, podem ser comprados pelo menor preço, melhor prazo de pagamento ou velocidade na entrega. Esses itens não possuem diferenciação entre fornecedores e uma cotação simples pode ser suficiente para a finalização do processo.

Já itens mais específicos como máquinas, instrumentos ou serviços especializados precisam de processos mais elaborados. Até mesmo a produção e entrega de uma parte do projeto pode ser adquirida. A utilização de mão de obra terceirizada torna esse departamento responsável também pela disponibilização dos recursos técnicos aos projetos. Para esses casos, nem sempre o melhor preço é definitivo para o fechamento da compra. Aspectos como competência técnica, disponibilidade dos recursos conforme cronograma, certificados de qualidade e outros itens mais subjetivos podem ser determinantes para a contratação.

O inicio do processo de compra pode ser por uma simples solicitação de cotação ou requisição de proposta. Pode envolver apenas preço e outras condições comerciais ou a descrição completa de uma solução técnica para uma determinada entrega ou serviço. Já o final de um processo de compras pode ser apenas uma entrega e a respectiva nota fiscal para o pagamento ou um contrato com todas as clausulas técnicas e comerciais para amparar uma contratação mais complexa.

Envolvimento do Gerente do Projeto

O mais importante nesse processo é o envolvimento do gerente do projeto para que tudo seja adquirido conforme a necessidade planejada. Os departamentos de compras, como qualquer outro, também possuem seus objetivos, normalmente atrelados à redução de custos. Assim, como nem sempre os itens mais baratos atendem à qualidade, o gerente do projeto deve estar atento ao equilíbrio. Ele deve prover informações e participar do processo para que os itens sejam adquiridos atendendo a todas as restrições.

Outro aspecto importante na incorporação de serviços e mão de obra terceirizada é a gestão dos contratos. É necessário garantir que tudo seja feito como e quando o projeto precisa. Além disso, é preciso deixar clara a linha de comando que o gerente de projetos deve exercer sobre os recursos técnicos terceirizados. O gerente de projetos deve ter liberdade para liderar os recursos terceirizados tanto quanto os recursos da própria organização.

Recursos humanos e materiais

Em meu artigo sobre como gerenciar melhor os projetos, eu insisti que a atividade mais nobre na gestão de projetos  é a gestão das pessoas. Uma boa liderança é fundamental para aumentar tanto a eficiência quanto a eficácia. Mas apesar de indispensável, com certeza a excelência na gestão de pessoas não é suficiente para garantir o sucesso dos projeto. Assim, a eficiência na gestão dos outros recursos é tão importante quanto para a obtenção de resultados melhores. A habilidade demandada nessa atividade é o controle, que pode se tornar muito complexo devido a quantidade de materiais, máquinas, equipamentos, veículos e outros itens utilizados nos projeto. Caso o gerente do projetos tenha um estilo centralizador, isso pode demandar muito tempo, mas caso ele opte pelo por uma gestão mais participativa, ele pode delegar essa atividade para os recursos. Isso é feito através de processos controlados de delegação, dando mais poder aos recursos que responderão com mais responsabilidade e comprometimento.

Integrando a gestão dos dos recursos

Os recursos técnicos precisam possuir as competências necessárias para executar as tarefas e produzir o escopo com a qualidade planejada. Assim, devem ser capacitados para executar as tarefas dedicadas à garantia da qualidade. Também precisam se envolver com as atividades de controle da qualidade, mesmo que as inspeções sejam executadas por entidades externas ao projeto. Portanto, muitas vezes o projeto deve prover treinamento para garantir a produção do escopo e a qualidade esperada.

Como esse treinamento faz parte do projeto, precisa ser previsto no cronograma, com os recursos necessários como salas, instrutores etc. Como resultado, os custos desses recursos também precisam ser adicionados ao projeto.

As tarefas, os recursos e, consequente, os custos para a garantia a qualidade bem como as atividades para as inspeções do controle da qualidade  são certas. Assim, precisam estar na linha de base de tempo e de custo.

Mas, tudo que se possa fazer para conquistar a qualidade possui incertezas, pois ela pode ser conquistada ou não. Em meu post Gestão da Qualidade eu afirmei que defeitos detectados nas inspeções de qualidade devem ser tratados como riscos. Então, reservas de tempo e de custo devem ser calculadas conforme a probabilidade de defeitos ocorrerem, compondo as reservas de contingencia. Como os defeitos são inerentes à execução das tarefas, as reservas de contingencia também fazem parte da linha de base.

Agora quero saber sua opinião

Como você gerencia os recursos dos seus projetos? Procura conhecer as pessoas para poder delegar na medida certa?

Inclui também a gestão dos recursos terceirizados e dos materiais, equipamentos e outros itens necessários para o projeto?

Deixe seu comentário e compartilhe como você organiza seus recursos para o sucesso de seus empreendimentos.

Artigo publicado originalmente em 05 de março de 2017 

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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