Delegar é saber definir a prioridade e urgência de cada atividade ou entrega e distinguir as responsabilidades de cada um. Mas o que há de arte nesse processo?

A busca pela eficiência tem promovido uma concentração de trabalho nos recursos cada vez mais restritos das organizações enxutas. Isso tem feito com que muitos colaboradores se sintam sobrecarregados e frustrados por estarem trabalhando demais, sem tempo para suas vidas pessoais. A maioria sente que seus momentos com a família e com os amigos estão sendo perdidos. Muitos afirmam ainda que não conseguem ter tempo para se atualizar profissionalmente, causando medo de perda de emprego no futuro.

Do jeitinho que você gosta

Mas será que o excesso de trabalho é a única causa da falta de tempo relatada por tantos profissionais? Se você é daquelas pessoas que gostam que as coisas sejam feitas exatamente do seu jeito, então o problema pode estar aí.

Se você trabalha em equipe, tem subordinados ou colaboradores, então você precisa compartilhar atividades e entregas com outras pessoas. Mas esperar que os outros as executem exatamente como você faria não é o melhor caminho para delegar. Desta forma você pode assumir mais atividades do que realmente deveria fazer, roubando desnecessariamente todo o seu tempo.

Isso pode causar muita frustração pois uma coisa é você investir seu tempo precioso naquilo que você realmente precisa fazer. Outra muito diferente é desperdiçar seu tempo naquilo que não deveria ser feito, ou que poderia ser realizado por outra pessoa.

Quando você pede ajuda pra alguém você espera que essa pessoa faça tudo exatamente como você mesmo faria? Então veja esse relato sobre um amigo meu.

Funcionários Vagabundos

Conheci, certa vez, um excelente profissional muito competente em seu ofício. Fazia tudo com perfeição e era muito reconhecido pela qualidade de seu trabalho. Seus clientes muitas vezes esperavam meses pela sua disponibilidade e ele quase nunca tirava folga, já que a demanda era sempre muito maior que sua capacidade de execução.

Para tentar dar conta dos pedidos vivia buscando ajudantes, mas nunca estava satisfeito. Várias vezes reclamava da falta de empenho e capacidade de seus funcionários e frequentemente eu via seus colaboradores parados, apenas o observando trabalhar. Enquanto isso meu amigo dava duro para completar as tarefas do jeito e com a qualidade que desejava. Isso frequentemente acabava em demissão e na busca por um novo funcionário que pudesse ter as qualidades que ele desejava. Mas o que se via a seguir era a repetição da mesma história e mais reclamações de que os ajudantes eram vagabundos, não queriam nada com o trabalho e não faziam nada direito.

Aceitar as diferenças para delegar melhor

Por muito tempo concordei com esse meu amigo. Então, também achava que era muito difícil encontrar alguém que soubesse fazer as coisas à nossa maneira. Assumia que os colaboradores deveriam ajudar a executar as coisas como sempre fazíamos e com a qualidade que sempre entregávamos. Mas agora, passados alguns bons anos, retornei a essa história com um outro olhar. É preciso entender as diferentes personalidades e compreender um pouco melhor o trabalho em equipe e a colaboração.

Frequentemente procuramos ajuda esperando que alguém faça nossa atividade, ou parte dela, da maneira que nós mesmos faríamos. Isso por natureza é impossível pois somos seres únicos, com diferenças, gerando a diversidade que torna nossas vidas menos monótonas. Entender isso é o primeiro passo para obtermos ajuda. Assim, é preciso aceitar que o outro irá executar algo não à nossa maneira, e sim a sua maneira. O que importa é a entrega do resultado, atingindo o mesmo objetivo.

Conflito de Gerações

Cada vez menos as pessoas estão dispostas a serem meras executoras de tarefas. Estudos sobre os Baby Boomers, geração X, Y, Z e assim por diante, demonstram que eles não querem ser tarefeiros. Esse comportamento era apenas aceitável, e não quero dizer que era correto, até o início do século passado. Nesta época surgiram teorias como a Administração Científica, de Frederick Taylor, com seus estudos sobre tempos e movimentos. Por outro lado, houve a Teoria Clássica da Administração de Henri Fayol, com seus estudos sobre os processos administrativos e a divisão do trabalho em tarefas especializadas.

Esse modelo de relação trabalhista foi muito bem caracterizado por Charlie Chaplin em seu filme Tempos Modernos.

Houve uma onda mecanicista que enxergava as pessoas como máquinas especializadas em uma única e simples tarefa. Então, esta deveria ser repetida à exaustão até que pudesse ser executada com perfeição e no menor tempo e custo possível.

Alguns anos depois outras teorias começaram a introduzir uma visão mais humanista e estabelecer os conceitos de liderança e motivação. Como resultado essa nova visão levou aos atuais modelos de liderança participativa, colaborativismo e outros conceitos importantes sobre o trabalho em equipe. Nesse novo modelo de relacionamento os colaboradores (e não funcionários) são protagonistas. Novos modelos de gestão surgiram, como escrevi no artigo Tempos Modernos e a nova gestão organizacional. Nesse novo contexto, todos devem contribuir com suas ideias e colocar suas competências em ação na busca pelo realmente interessa. Os resultados de negócio.

Líderes e não chefes

Nesse novo ambiente profissional, é fundamental que os líderes saibam delegar. Para isso precisam entender as competências e limitações de sua equipe, permitindo a colaboração e a autogestão. No trabalho em equipe muitas atividades podem ser executadas por mais de uma pessoa, mas sempre haverá um responsável. Aquele que deveria primariamente se incumbir de realizar a atividade. Isso normalmente é derivado da hierarquia, atividade profissional, função, participação em processos operacionais etc. Entretanto, caso isso não seja explícito, é papel do líder estabelecer os responsáveis e garantir que todos colaborem de forma equilibrada.

Há algum tempo escrevi um post interessante sobre a Economia da Colaboração descrita no livro “Wikinomics – Como a Colaboração em Massa Pode Mudar o seu Negócio” de Don Tapscott e Anthony D. Williams. Acho que você irá gostar de ler ou relembrar essa publicação. Basta clicar aqui.

Selecionar, priorizar e delegar

Cada um deve entender seu papel na organização ou no time para poder avaliar as atividades que aparecem no dia a dia. Essa avaliação deve levar em conta o grau de urgência e importância para classificar e priorizar cada demanda.

No meu treinamento Produtividade nos Tempos do Home Office eu explico exatamente como isso deve ser feito.

Após separar as atividades, haverá aquelas que exigirão sua atenção, por ser de sua responsabilidade. Outras deverão ser simplesmente descartadas por serem totalmente desnecessárias. Mas restará ainda muitas atividades importantes, algumas até urgentes, mas que deveriam ser feitas por outras pessoas. Se você as assumir, pode ter certeza que continuarão vindo pra você. Até que isto seja o novo normal e faça parte do processo. Aí não tem mais volta.

Delegar ou Delargar?

É preciso sabedoria para selecionar e priorizar atividades sem comprometer seu tempo, mas também sem comprometer o andamento das atividades e do processo como um todo.

Se você deve repassar parte do processo para alguém, é preciso garantir que esse alguém tenha as competências certas. Essa pessoa precisa saber como executar aquela atividade ou de preferência aquela entrega. E também precisa estar disposto a assumir a responsabilidade.

Para delegar corretamente é preciso entender os diferentes estágios de desenvolvimento dos recursos, pra saber que tipo de acompanhamento será necessário.

Mas o principal é entender que essa pessoa não vai fazer do jeitinho que você faria. Ela vai fazer do jeito dela. E você deve apenas garantir que ela cumpra com o objetivo e entregue o resultado esperado.

Não caia na armadilha de achar que só o seu jeito é o certo, pois nesse caso você ficará eternamente refém. Tomará todo o seu tempo com essas atividades que deveriam ser feitas por outras pessoas.

A arte de delegar

Voltando a história que eu estava contando, hoje tenho consciência que na maioria das vezes era meu amigo que estava errado. Portanto, ele não estava delegando e sim esperando que alguém fizesse o trabalho dele como ele mesmo faria. Ele não passava o objetivo e sim uma tarefa específica que deveria ser feita como ele queria e como ele próprio faria. Caso contrário assumia a execução e deixava o funcionário (e não colaborador nesse caso) apenas observando.

Assim, o bom líder precisa saber delegar para poder se dedicar à sua principal função que é justamente liderar. Disso faz parte integrar as pessoas, facilitar o trabalho, abrir caminho negociando com outros líderes etc. O micro gerenciamento não leva a melhores resultados, ao contrário, leva à frustração dos envolvidos e descaso com a execução. Isso fatalmente levará a resultados ruins, fora o estresse, ambiente corrosivo e, na maioria das vezes, demissões. Não mais dos colaboradores, mas dos maus líderes.

Portanto, delegar é mesmo uma arte. A arte de aprender a ser humilde. É preciso ter humildade para aceitar ajuda, entendendo que o importante é a conclusão do objetivo. Mas principalmente humildade para entender que cada um tem um jeito próprio para executar as coisas, que não é errado, mas apenas diferente do seu.

Desta forma, libere seu tempo para aquilo que você precisa fazer, mas também para aquilo que você quer fazer. Assim poderá ficar mais com sua família, encontrar os amigos para um Happy hour, estudar, ler, se divertir. Enfim, aproveitar o tempo livre que você passará a ter se aprender as técnicas e ferramentas adequadas para selecionar, priorizar e delegar responsabilidades.

Assim você terá o seu merecido tempo livre e sem culpa por ter deixado de cumprir com suas responsabilidades.

Agora quero saber sua opinião

Os líderes (e não mais os chefes) continuam sendo os responsáveis finais pelos resultados. Mas todos sabem e esperam que esses resultados sejam construídos em conjunto com os colaboradores. Para isso é preciso um ambiente em que todos saibam quais são os objetivos. Assim podem executar, à sua maneira porem de forma organizada e direcionada, as tarefas necessárias para a conquista desses objetivos.

Você tem promovido o trabalho em equipe junto aos seus colaboradores? E seus líderes, são participativos?

Deixe seu comentário compartilhando suas experiências e como isso vem acontecendo em sua organização.

Artigo revisado. Publicado originalmente em 15 de janeiro de 2017

Bons Projetos e bons negócios!

Paulo Mei