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Errar é humano, e no complexo contexto da gestão de projetos mais do que aceitável. Mas os 5 erros na gestão de projetos que vou descrever nesse artigo devem ser evitados pelos bons profissionais.

Nas ultimas publicações apresentei os dados de pesquisas nacionais e internacionais sobre o fraco desempenho do gerenciamento projetos. Abordei or resultados ruins quanto ao cumprimento dos prazos, desperdício de dinheiro, e qualidade das entregas. Esse desempenho, além de comprometerem os resultados dos projetos, interferem diretamente nos resultados de negócio das organizações. Argumentei também como é importante simplificar a gestão de projetos para que profissionais, metodologias e PMO’s sobrevivam no ambiente corporativo.

Essa simplificação deve ser conquistada sem deixar de lado coisas importantes. Além disso, os ajustes nas metodologias precisam ser feitos mais precisamente (para não dizer cirurgicamente). Por isso quero abordar nesse post os principais erros no gerenciamento de projetos. Esses erros foram apontados pelos próprios profissionais, além de executivos e outros envolvidos neste contexto.

Sucesso ou Fracasso e os erros na gestão de projetos

Como visto no post “Gestão de Projetos – Simplificar para sobreviver”, o sucesso na gestão de projetos vai muito além da mera entrega do escopo definido, no prazo e no custo estipulados. A gestão de projetos entrou definitivamente no hall das ferramentas estratégicas. Através de uma boa gestão de portfólios, os projetos escolhidos devem de fato entregar resultados de negócio. Portanto, sucesso na gestão de projetos é produzir os resultados e benefícios esperados, deixando os principais interessados plenamente satisfeitos, mesmo que com pequenas divergências de prazo, custo, escopo e qualidade em relação ao que havia sido planejado.

Mas para garantir os bons resultados, alguns cuidados precisam ser tomados. Nada de extraordinário ou segredo nunca revelados. Apenas a observação de alguns pontos que eu mesmo venho falando insistentemente nesse blog.

Então vamos abordar agora os principais erros e alguma sugestões para eliminá-los de vez do ambiente de gestão de projetos.

Erro #1: Não subdividir adequadamente o projeto em projetos ou entregas menores

Grandes projetos tendem a parecer um fardo muito pesado para a equipe, fazendo com que a responsabilidade pareça ainda maior do que ela realmente é. Um gerente de projetos habilidoso deve quebrar os projetos em projetos menores, e estes em entregas menores e mais gerenciáveis. Assim, as responsabilidades podem ser atribuídas mais adequadamente, permitindo que a equipe trabalhe de forma mais confortável em relação aos níveis de cobrança e estresse. Desta forma irão adquir a confiança necessária para resolverem os problemas e conquistarem o sucesso. Este simples cuidado pode antecipar muitos erros na gestão de projetos que de outra forma só seriam percebidos tarde demais para serem evitados.

Erro # 2: Não priorizar adequadamente os projetos ou tarefas

Essa deveria ser uma atribuição da gestão de portfólios. Muitas vezes no impulso de resolver várias questões estratégicas em pouco tempo, muitos projetos acabam sendo programados simultaneamente. Foi comprovado pela teoria da corrente crítica que a execução de tarefas simultâneas não é eficiente. Isso faz com que cada uma delas leve um tempo maior do que levaria normalmente se fossem executadas sequencialmente. Além disso, como afirmei em meu post “Mindfullness: Preste atenção no que está fazendo!”, nosso cérebro é limitado. Não funcionamos bem ao realizarmos várias tarefas simultâneas, o que frequentemente é a causa de erros na gestão de projetos. O gerente de projetos deve negociar prazos mais adequados para a execução do portfólio, garantindo que os projetos mais urgentes e importantes sejam executados primeiro. Assim a equipe  pode dedicar seu tempo de forma mais adequada naquilo que é prioritário, sem conflitos e sem atropelos.

Erro #3: Não gerenciar pessoas

Venho defendendo que o bom gerente de projetos não precisa se envolver em cada detalhe do escopo, tarefas ou cronograma. Ao invés disso ele deveria se dedicar a gerenciar as pessoas, os recursos humanos que são alocados à equipe. Pelos conhecimentos técnicos, são eles quem de fato devem entender do produto e organizar suas tarefas para cumprir os objetivos. Assim, acompanhar as entregas de uma WBS com os principais requisitos de qualidade, e monitorar um cronograma de pacotes de trabalho ou marcos liberaria tempo do gerente de projetos para gerenciar corretamente as pessoas. São elas que possuem habilidades e competências para se organizarem para produzir os detalhes dos requisitos do produto ou serviço.

Erro #4: Não controla as mudanças

Só há uma certeza em projetos: que haverá mudanças. Por mais que esforços sejam empreendidos no planejamento, tentando antever todas as necessidades para incorporar no escopo e consequentemente na programação de recursos, prazos e custos, muitas demandas, novas ou ocultas, aparecerão durante a execução. Assim, cabe ao gerente de projetos tentar influenciar as fontes de mudanças para que apenas as demandas realmente necessárias para o produto ou serviço final e que contribuam efetivamente para os resultados esperados, sejam incluídas no projeto através do processo de aprovação de mudanças. Uma vez aprovadas, as mudanças precisam ser incorporadas adequadamente ao projeto e listadas nas lições aprendidas, para que não sejam mais surpresa nos novos projetos.

Erro #5: Comunicação ineficaz, fonte inesgotável de erros na gestão de projetos

Esse talvez seja o erro principal, pois falhas na comunicação podem levar ao agravamento de todos os erros anteriores. Em contrapartida, uma boa comunicação pode evitar não apenas os erros principais listados neste artigo, mas também promover o bem-estar dos participantes e o conforto e segurança entre os principais interessados. Em meu e-Book “Os 5 fatores de uma comunicação eficaz em projetos” eu abordo do os seguintes elementos que considero fundamentais para uma boa comunicação no ambiente de gerenciamento de projetos:

• Conhecer os stakeholders
• Estabelecer relacionamento – Networking
• Promover o engajamento
• Aprovar modelos e conteúdos
• Estabelecer calendário

Baixe gratuitamente o e-Book e veja como melhorar sua comunicação para evitar os principais erros na gestão de projetos e obter o tão sonhado sucesso.

Esses são apenas os principais e mais frequentes erros na gestão de projeto que, como você pode observar, são totalmente evitáveis apenas com a utilização das melhores práticas e das técnicas já consagradas e tão amplamente divulgadas. Como andam seus projetos? Você está atingindo os resultados esperados ou continua cometendo esses mesmos erros? Que outros erros você acrescentaria nessa lista?

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Bons Projetos!

Paulo Mei

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