Compartilhar!

Olá, como vai? Caminhando para os últimos posts da nossa série sobre as áreas de conhecimento do Guia PMBOK®, hoje vamos falar sobre o gerenciamento das partes interessadas ou, gerenciamento dos stakeholders, utilizando o termo em inglês como é mais conhecido no mundo todo. Essa área de conhecimento inclui os processos para identificar todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactadas pelo projeto, analisar suas expectativas e os possíveis impactos derivados de seus desejos e necessidades e promover uma estratégia de gerenciamento inclusiva para engajar os principias interessados e permitir que participem das decisões e execução do projeto.

O principal objetivo de uma boa gestão de stakeholders

é identificar, analisar agrupar e engajar.

Os processos do Guia PMBOK® 6ª Edição dedicados ao gerenciamento das partes interessadas do projeto são:

• Identificar as partes interessadas, que documenta as informações relevantes dos interesses das pessoas, grupos ou organizações que possam impactar ou serem impactadas pelo projeto, entendendo os diferentes níveis de engajamento, as influências e impacto potencial no sucesso do projeto.
• Planejar o engajamento das partes interessadas, que desenvolve as estratégias adequadas para o engajamento dos principais interessados durante todo o ciclo de vidas do projeto, como base na compreensão de suas necessidades, interesses e impacto que possam causar no sucesso do projeto.
• Gerenciar o engajamento das partes interessadas, que promove uma boa comunicação e o trabalho conjunto para atender suas necessidade e expectativas, abordando e resolvendo qualquer questão à medida que elas aconteçam e incentivando o engajamento apropriado durante todo o ciclo de vida do projeto.
• Monitorar o engajamento das partes interessadas, que avalia constantemente o envolvimento dos interessados com as atividades do projeto e promove o ajuste constante das estratégias e planos visando o melhor engajamento das partes interessadas.

As mudanças do Guia PMBOK® 6ª Edição que impactaram essa importante área de conhecimento foram as mudanças de nome (e de abordagem) dos processos “Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas” para “Planejar o engajamento das partes interessadas” e “Controlar Gerenciamento das Partes Interessadas” para “Monitorar o engajamento das partes interessadas”. Isso se deve ao fato de que as partes interessadas são exteriores ao projeto e longe do alcance do gerenciamento e controle do gerente do projeto. As atividades de planejamento e gerenciamento neste caso limitam-se a traçar estratégias para engajar as partes interessadas e monitorar o engajamento para verificar se as estratégias estão surtindo efeito, agindo prontamente no ajuste dessas estratégias para minimizar qualquer impacto negativo, visando o sucesso do projeto.

Essas e outras mudanças você pode encontrar em meu post “O que esperar do Guia PMBOK® 6ª Edição”.

As partes interessadas são exteriores ao projeto e, portanto, fora do

alcance do gerenciamento e controle do gerente do projeto

Um dos pontos mais importantes do projeto, e que requer uma gestão muito efetiva de engajamento dos interessados, é o levantamento dos requisitos do projeto. Por mais que a equipe técnica do projeto seja especialista e julgue saber o que deve ser feito, quem de fato precisa entender todo o escopo e definir quais requisitos devem fazer parte do projeto são os stakeholders. É claro que alguns terão maior poder para definir o escopo do projeto do que outros. Por isso é importante entender o grau de influencia de cada pessoa, grupo ou organização interessada para mapear quem deve participar da definição dos requisitos e quem será impactado por essas decisões.

Leia mais no artigo “Gestão de projetos – Como descomplicar para obter melhores resultados”.

Segundo o PMBOK®, as partes interessadas são pessoas, grupos ou organizações que podem afetar, serem afetados ou se sentirem afetados por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto. Os principais Grupos de Stakeholders identificados no Guia PMBOK® e que englobam pessoas e organizações são:

• Clientes e usuários: Possuem a prerrogativa de aprovação das entregas. Podem ser da mesma organização executora ou de outra, ou até mesmo de várias organizações diferentes
• Patrocinador: Um dos principais responsáveis pelo sucesso do projeto. Infelizmente é negligenciado na maioria das organizações
• Grupos organizacionais: São os departamentos funcionais e seus diretores, gerentes e demais funcionários, tanto da organização executora com a do cliente, que também são afetados pelas atividades dos projetos.
• Outras partes interessadas: Demais pessoas, grupos ou organizações que podem sofrer influências ou influenciar o projeto

Os principais Grupos de Stakeholders são os patrocinadores, 

clientes e usuários e grupos organizacionais.

Costumo perguntar em minhas palestras e aulas sobre qual a relação dos fornecedores com o projeto. São stakeholders? Considerando a definição do Guia PMBOK®, podemos entender que as partes interessadas são as pessoas e organizações externas ao projeto e que possuem algum interesse no mesmo, ou que podem influenciar ou serem influenciadas por ele. Sendo assim, devemos encarar os fornecedores também como stakeholders? Eu pessoalmente acho que não, pelo menos aquelas que foram escolhidos para atuarem no projeto. Olhando para a área de conhecimento “Gerenciamento de Recursos do Projeto” pela nova abordagem do Guia PMBOK® 6ª Edição, percebemos que há um modo diferente de lidar com os recursos que executam o projeto. Para estes o Gerente do Projeto deve ter autoridade para efetivamente gerenciar as atividades, para que tudo seja executado conforme as necessidades do projeto. Já os stakeholders possuem um distanciamento pois não fazer parte do campo de atuação direta do gerente do projeto. Para estes só é possível planejar estratégias para o seu engajamento e monitorar a efetividade destas ações, sempre utilizando a comunicação da forma mais eficiente possível. Neste sentido, prefiro classificar os fornecedores como stakeholders enquanto estiverem disputando uma concorrência ou a preferência para a execução de um projeto ou parte dele. Quando um fornecedor é escolhido, deve passar a fazer parte do time, assumindo compromissos quanto às entregas do projeto. Já os fornecedores que ficaram de fora, precisam ser monitorados para que não exerçam influencias negativas por terem tido seus interesses frustrados.

Fornecedores em concorrência são stakeholders, o escolhido

deve passar a fazer parte do time do projeto.

O principal objetivo da gestão das partes interessadas é planejar e executar ações para maximizar as influencias positivas e minimizar os impactos negativos que possam ser causados durante o ciclo de vida do projeto, buscando o nível adequando de engajamento que facilite sua execução e colabore com sucesso do projeto. Para que isso possa ser feito de forma adequada, mesmo com a grande quantidade de interessados que costumam ser identificados nos projetos, o PMI® sugere que as partes interessadas devem ser avaliadas, classificadas e agrupadas quanto aos seus respectivos interesses, e o impacto potencial que possam causar no sucesso do projeto devido ao poder de influência que possuem.

Classificando os stakeholders dessa forma, é possível definir estratégias diferentes para lidar com os diferentes grupos, limitando os esforços com aqueles envolvidos que possuem pouco ou nenhum poder de influência e baixo interesse no projeto e aumentando gradativamente a comunicação e o engajamento para os stakeholders mais sensíveis e que provoquem maior risco aos objetivos do projeto

Cada stakeholder deve ser classificado quanto ao poder

de influência e interesse no projeto.

Como você tem atuado no engajamento dos stakeholders dos seus projetos? Você se comunica da mesma forma com todos eles ou procura alguma forma de agrupá-los para manter mais informado, satisfeito e engajado aqueles interessados mais sensíveis e que possam provocar maior risco ao projeto? Divida com agente suas estratégias para lidar com essas importantes atividades de identificar e engajar as partes interessadas. Comente no espaço abaixo e clique em “Publicar também no Facebook” para compartilhar esse assunto com um número maior de colegas.

Bons Projetos!

Paulo Mei

P.S. Já conhece meu novo curso Gestão de Projetos – Fundamentos e melhores práticas? Clique aqui para conhecer o curso a um precinho especial de lançamento.

Há, e caso ainda não tenha lido os posts anteriores desta série sobre cada uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK^®, acesse pelos links abaixo:

A gestão de escopo é o caminho para o sucesso dos seus projetos.

Gestão de Tempo ou Cronograma?

Gestão de custos. O que é importante saber?

Gestão da qualidade. O que é essencial para os projetos?

Gestão dos recursos. Muito mais do que gerenciar pessoas.

Gestão das Comunicações. Integrando as diferentes partes interessadas do projeto.

Gerenciamento dos Riscos. Aumentando as chances de sucesso dos projetos.

Gerenciamento das Aquisições. Controlando tudo o que vem de fora de sua organização.

Compartilhar!