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Olá, como vai? Espero que tenha gostado da série de posts sobre as áreas de conhecimento do Guia PMBOK®. Se ainda não leu não perca mais tempo e acesse os posts anteriores. Descubra como é possível entender a complexidade dos processos e documentos da gestão e projetos em uma abordagem simples, atendendo àqueles que querem não apenas a teoria, mas também as dicas de utilização prática.

Mas desta vez vamos fugir um pouco de processo e áreas de conhecimento e vamos falar sobre o ambiente de gerenciamento de projetos nas organizações, mais precisamente do relacionamento entre as metodologias e o dia a dia do gerenciamento dos projetos. Normalmente, em organizações mais maduras, há um escritório de projetos ou PMO, que tem com uma das principais funções determinar as regras, procedimentos, ritos e documentos, ou seja, a metodologia para a gestão dos projetos em seu âmbito de controle, seja ele corporativo, departamental ou para um programa ou até mesmo para um grande projeto. Dependendo do nível de maturidade do PMO e do profissionalismo de seu gestor, essa metodologia poderá ser mais ou menos aderente às necessidades dos projetos e dos respectivos gerentes. Quando em harmonia, a metodologia será encarada pelos gerentes dos projetos e sua equipe como ferramenta auxiliar e de grande valia no dia a dia da gestão do projeto. Caso contrário será vista como um empecilho, levando ao comentário mais comum de que a metodologia “engessa” a gestão dos projetos.

As metodologias engessam a gestão de projetos?

Para direcionarmos uma resposta para essa questão, vou contar uma estória que embora seja fictícia, ilustra bem o que acontece de mais comum nas organizações e que vem levando à baixa utilização dos métodos ou à necessidade de os gerentes de projetos burlarem as regras para tornarem os projetos possíveis de serem executados.

Certa vez a filha de um grande amigo iria se casar. Sandoval tinha o maior carinho pela sua unigênita e fazia questão de um casamento grandioso, mas era tranquilo e frequentemente procrastinador. Sua esposa foi quem cuidou de todos os detalhes, inclusive dos convites para seus velhos amigos, os quais ele já não via há algum tempo. Sua única missão era providenciar o terno para a cerimônia, para levar sua filha querida ao altar.

Os dias foram se passando, sua esposa ocupada com tantas outras tarefas sempre lhe cobrava a ida ao alfaiate, mas Sandoval apenas dizia, amanhã eu vou. A esposa cansou de cobrá-lo e Sandoval acabou se esquecendo, e quando faltava apenas uma semana para o casamento ficou desesperado com a possibilidade de não ter um terno a altura da cerimônia e do que sua filha merecia. Correu ao primeiro alfaiate que lhe indicaram e pediu urgência para socorrê-lo naquela emergência. O alfaiate, acostumado àquela situação, pois era sempre a última opção de sua clientela e, portanto, conhecido pela sua “rapidez”, disse que não se preocupasse, e combinou a entrega que, devido ao pouco tempo que restava, seria no final da tarde no mesmo dia do casamento.

E assim, depois de uma semana o grande dia chegou. Todos correndo com os últimos retoques para a cerimônia. A filha, depois de uma rápida passada na costureira foi direto para o SPA, para o merecido “Dia da Noiva”. O futuro genro, é claro, se recuperando da despedida de solteiro. Sua esposa, coitada, correndo com os últimos detalhes da floricultura, limousine, músicos, buffet, confirmação dos últimos convidados, enfim, preocupação de sobra para nem lembrar da única tarefa a encargo de seu marido. Sandoval, certo de que tinha resolvido o problema, acordou tarde para estar bem-disposto na festa, almoçou com uns conhecidos da praça que frequentava, tomou refrigerante para se guardar para logo mais, passou no barbeiro para se preparar e, no final da tarde como era combinado, passou no alfaiate para pegar o terno, que já estava até embrulhado para evitar novos atrasos. Pagou, agradeceu e saiu correndo para casa, que já estava na hora de se arrumar, pois a limousine passaria para lhe apanhar e em seguida apanharia sua filha no SPA.

Chegando em casa Sandoval tomou um banho rápido, vestiu cueca e meias, colocou a camisa e, só então, abriu o pacote, desdobrando o terno orgulhoso por ter cumprido sua missão. Vestiu a calça e logo notou que uma perna estava mais curta do que a outra. Colocou o cinto e tentou esticar uma delas para baixo, sem sucesso. Tentou puxar a outra, para deixar as duas curtas iguais, também não resolveu. O jeito foi encolher uma das pernas, fazendo parecer que a calça estava na medida certa. Vestiu o paletó e o mesmo problema se repetiu, um braço mais curto do que o outro. Além disso a gola estava torta e as costuras das costas desencontradas. Fez tudo o que já havia tentado com a calça, mas a solução foi mesmo encolher um dos braços e entortar os ombros. Enquanto ele se vestia sua esposa já tinha ido com um sobrinho para a igreja. Depois de toda essa manobra, na hora marcada, a limousine passou para lhe apanhar. Entrou no carro e ficou quietinho. Passaram para apanhar sua filha, fez um elogio de como ela estava linda, e foram direto para a igreja. Chegando lá os pajens já estavam a postos, todos já esperavam dentro da igreja, inclusive o futuro genro, já a prumo e bem vestido. Os padrinhos com seus ternos iguais e as madrinhas com seus vestidos deslumbrantes e sua esposa, que por não ter tido tempo, encomendou um vestido pronto e fez o cabelo em casa mesmo, mas mesmo assim não deixava nada a desejar para a grandiosidade do evento.

Sua filha saiu da limousine e foi arrumada e orientada pelos ajudantes. Sandoval se demorou no carro, tomou a última taça do champanhe que estava no frigobar e finalmente saiu. Se ajeitou dentro daquele terno mal cortado e se posicionou ao lado de sua filha. Ela ficou assustada e quando ia falar alguma coisa foi interrompida pelos primeiros acordes da Marcha Nupcial. Sem ter mais o que fazer, entraram na igreja. Ela estava linda com um penteado maravilhoso e uma maquiagem discreta, mas muito bem-feita. O vestido todo bordado, que já vinha sendo preparado há meses, caia lhe tão bem que parecia parte do próprio corpo. A música por um instante foi abafada por um sonoro Ohhhh, mas……Claro que há grande maioria das manifestações eram de deslumbre, pela beleza da noiva, mas alguns dos amigos de Sandoval, aqueles que ele já não via há algum tempo, estavam mesmo espantados em ver o velho amigo, ali todo tortinho, mancando, uma das mãos contorcida, um ombro mais baixo do que o outro…. Logo um comentou para o colega que estava ao lado: “Nossa, olha lá o que aconteceu com o Sandoval!!”. “Coitado eu nem sabia…” respondeu o outro. Assim, os comentários sobre a beleza da noiva e da cerimônia dividiram espaço com os comentários sobre que tragédia havia acometido Sandoval. Teria sido um AVC? Ataque do coração? Acidente de carro? Os amigos ainda estupefatos comentaram entre si: “Olha, sei lá o que aconteceu com o Sandoval, mas seja lá o que for vamos pegar o telefone do alfaiate dele. O cara é ótimo”.

Não é o projeto que deve se ajustar à metodologia

e sim a metodologia ao projeto

Moral da estória. Não é o corpo que tem que se ajustar ao terno assim como não é o projeto que deve se ajustar à metodologia e sim o contrário, a metodologia tendo flexibilidade para atender aos diferentes tipos e portes de projetos dentro de uma organização. O gerente de escritório de projetos eficiente é aquele que entende isso e que coloca o PMO à disposição dos projetos e de seus gerentes, fornecendo serviços de qualidade, assessoria, ferramentas e processos realmente úteis e compatíveis com as necessidades do dia a dia da gestão de projetos.

Leia mais no artigo “Gestão de projetos – Como descomplicar para obter melhores resultados”.

O PMO deve estar à disposição dos projetos e seus gerentes

É preciso ter em mente que são os projetos que, quando bem executados, geram os resultados de negócio esperados pelos principais interessados, objetivo máximo das organizações. Gerenciar projetos sem metodologia alguma é colocar a geração desses resultados em risco, mas ter metodologias que dificultem a gestão dos projetos é boicotar esse objetivo.

Metodologias que dificultem a gestão dos projetos

boicotam os resultados de negócio

Você, que é gerente de escritório de projetos, tem procurado estruturar a metodologia de sua organização buscando os resultados, mas sem esquecer da flexibilidade que os diferentes projetos precisam? E você que é gerente de projetos e, portanto, cliente dos escritórios de projetos, tem sofrido com metodologias engessadas ou os processos estão a seu serviço, colaborando com sua gestão? Divida com agente como tem sido o relacionamento entre o PMO e os gerentes de projetos de sua organização. Comente no espaço abaixo e clique em “Publicar também no Facebook” para compartilhar esse assunto com um número maior de colegas.

Bons Projetos!

Paulo Mei

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