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“No meio do caminho tinha uma pedra, tinha uma pedra no meio do caminho.”

Olá, começo essa publicação com esse trecho do poema “No meio do Caminho” de Carlos Drumond de Andrade, para falar de milestones, muito importantes na gestão de projetos, mas normalmente relegados ou esquecidos.

A tradução literal de milestone é pedra de milha e tem origem nas pedras utilizadas antigamente para marcação das distâncias na beira de uma estrada ou caminho. Embora hoje em dia a sinalização seja feita de metal, madeira ou outros materiais o termo continua sendo o mesmo e vem do Latim “milliarium”.

Esse termo é hoje largamente utilizado em gestão de projetos e o termo milestone nesse caso pode ser traduzido como marco. Mas para que servem exatamente esses marcos? Qual a melhor forma de utilizá-los para extrairmos alguma vantagem?

O que é milestone

Bem, imaginem-se numa pista de Cooper com várias pessoas se exercitando. Umas correndo, outras caminhando lentamente e outras em marcha acelerada. De que maneira essas pessoas podem conferir o ritmo que estão executando em relação ao ritmo que planejaram? Simplesmente observando as marcações que toda boa pista tem, normalmente de 100 em 100 metros. Como não possuímos velocímetro como um veículo, precisamos dessas marcações para nos orientarmos. Suponha que as pessoas que estão correndo tenham planejado um ritmo de 12 km por hora. Para manter esse ritmo basta que percorram cada trecho de 100 metros em meio minuto. Já as pessoas que estão em marcha acelerada podem ter planejado sua caminhada em um ritmo de 6 km por hora, bastando manter a média de 100 metros em cada minuto. Para as pessoas que estão caminhando lentamente, bem, penso que essas pessoas não planejaram o percurso e também não estão muito preocupadas com o ritmo e sim com a paisagem.

Como aplicar os milestones nos projetos

Analogamente em projetos, os pontos de verificação ou marcos precisam ser estipulados para que o andamento da execução seja confrontado com o plano, indicando possíveis desvios e propiciando ao gerente de projetos informações oportunas para ações corretivas ou preventivas quanto ao seu cronograma. Nos projetos, os principais marcos são os que identificam a passagem de uma fase para outra.

De acordo com o PMBOK®, milestone ou marco é um ponto ou evento significante no projeto e um Cronograma de Marcos é um cronograma resumo com as principais entregas ou marcos identificados no projeto.

O patrocinador, o cliente ou outros interessados no projeto podem ditar eventos importantes ou marcos indicando o término de entregas em datas específicas. Essas datas devem ser tratadas como restrições e limitam as opções do gerente do projeto e sua equipe quanto ao cronograma e os recursos. Uma vez agendadas essas datas se tornam esperadas e só podem ser alteradas mediante a aprovação de uma mudança no cronograma.

Ainda segundo o PMBOK®, uma lista de marcos deve conter todos os possíveis pontos de verificação bem como a identificação se são mandatórios (inerentes às atividades ou exigidos pelo contrato) ou opcionais (baseados nos requisitos do projeto ou em informações históricas).

Os milestones e as relações externas ao projeto

Os marcos também podem ser utilizados para indicar relações com trabalhos realizados fora do projeto, como por exemplo aquisições, treinamentos, contratações ou intercessões com outros projetos. Uma vez que esses trabalhos não são controlados diretamente pela equipe do projeto, marcos com datas de restrições podem propiciar uma adequada interface entre os diferentes cronogramas.

Além do óbvio acompanhamento do cronograma através do controle dos marcos, outras importantes fontes de restrição para o projeto podem ser analisadas nesse momento, como acompanhamento dos custos, aferição do escopo e controle de qualidade. É muito importante nesse momento que medições precisas sejam extraídas para que relatórios concisos sejam gerados pela equipe de projeto. Em muitos casos, decisões “Go/No Go” são tomadas com base nesses relatórios. É importante lembrar que uma fase seguinte só é autorizada mediante a aceitação da fase anterior. Portanto o melhor momento para uma decisão de continuar ou encerrar o projeto é em um marco indicativo de final fase.

MTA – Milestone Trend Analysis

Uma excelente maneira de se gerenciar os marcos, de forma visual e totalmente integrada com modelos visuais de gestão de projetos como por exemplo o PM Mind Map®, é o diagrama de tendência de marcos ou MTA, da sigla em inglês Milestone Trend Analysis.

Essa técnica é uma ferramenta simples, visual e muito eficiente de demonstrar e controlar o cronograma de marcos, permitindo a fácil identificação dos desvios entre o planejado e o executado e as tendências desses desvios.

Conheça mais sobre o MTA (Milestone Trend Analysis) nesse e-Book gratuito que preparei especialmente pra você.

Tenho falado insistentemente em minhas aulas e palestras que o gerente de projetos não deve desperdiçar o seu tempo tentando controlar tarefas e cronogramas, mas sim investir melhor esse tempo gerenciando as pessoas. É claro que ele continua sendo o responsável pelo cumprimento dos prazos, mas são as pessoas que executam as tarefas e sabem se programar melhor para executá-las com excelência. Portando, uma boa gestão de milestones ou marcos, como apresentada aqui, seria mais do que suficiente para o gerente de projetos monitorar, controlar e comunicar as entregas, só entrando no detalhe daquelas que estivessem com dificuldades para a finalização.

Cronograma de marcos na comunicação do projeto

Minha sugestão é que nos seus próximos projetos, juntamente com a equipe, você paneje muito bem o escopo a ser executado, o tempo necessário para a perfeita implantação, os custos relativos aos materiais, equipamentos e outros recursos necessários para cumprir esses prazos, defina os níveis de qualidade adequados ao seu projeto, calcule os riscos, obtenha os recursos humanos e os desenvolva se for preciso, defina o que for ser executado por terceiros e desenvolva o seu plano de comunicação. Só não se esqueça que algo que você vai com certeza ter que comunicar é o andamento real do projeto e as previsões de encerramento em função do que você já realizou. Sendo assim, defina no cronograma em quais momentos (milestones ou marcos) você medirá e analisará esses dados transformando-os em informação relevante para a sua comunicação. Nesse caso, quando possível utilize uma comunicação visual como MTA, pois uma imagem vale sempre muito mais do que mil palavras..

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Bons Projetos!

Paulo Mei

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