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De alguns anos para cá o resultado de negócio passou a ser o principal objetivo dos projetos. Os interessados compreendem que os projetos são (ou pelo menos deveriam ser) realizados para agregar valor às organizações envolvidas. Caprichos ou interesses pessoais devem ser deixados de lado na busca dos benefícios que possam aumentar a competitividade.

Entregando Valor e Resultado de Negócio

A capacidade de um projeto entregar valor vai muito além de sua capacidade de entregar o produto ou serviço. A quantidade de valor agregado depende do quanto o projeto é capaz de entregar os benefícios desejados. Mesmo o atendimento ao prazo e custo já deixaram de ser as principais medidas de um projeto. Passaram a representar apenas uma medida de desempenho enquanto a medida de sucesso depende da entrega dos resultados planejados.

Mas infelizmente as pesquisas Pulse of the Profession do PMI continuam demonstrando fracos resultados com os projetos no mundo todo.

Há mais de cinco anos que os benefícios gerados com os projetos continuam muito aquém do que deveriam. Assim, o desperdício vem se mantendo elevado, na faixa dos 12% dos investimentos, comprometendo dramaticamente os resultados de negócio.

Como mencionei em meu post sobre Gestão de Projetos, além de escolher os projetos certos, é preciso executá-los com precisão. Como fazer para entregar além dos produtos ou serviços, os resultados de negócio?

Gerenciamento da Realização dos Benefícios

Se entendermos o projeto como o veículo para entregar os benefícios e consequentemente agregar valor às organizações envolvidas, então o Gerenciamento da Realização dos Benefícios (GRB) ou Benefits Realization Management (BRM) do original em inglês, deve ser o condutor, garantindo que o projeto continue no caminho certo para o destino esperado.

Um dos relatório derivado da pesquisa Pulse of the Profession e divulgado nos últimos anos, tratou dos Benefícios Sustentáveis (ou duráveis). Esses benefícios são muito importantes, pois continuam gerando valor para a organização, mesmo após o produto do projeto ser absorvido pela operação. Assim, as organizações conseguem maximizar o retorno de seus investimentos.

Organizações que investem no Gerenciamento da Realização dos Benefícios (GRB), desde a identificação até sua manutenção, fazem disso uma disciplina. Então, lançam mão de ferramentas, recursos, equipes multifuncionais e liderança, e se comprometem a monitorar e medir constantemente os resultados. Avaliam periodicamente se a organização está no caminho certo para alcançar os benefícios pretendidos e obter o maior retorno possível sobre seu investimento.

Principais práticas para obter resultado de negócio

A pesquisa do PMI® que gerou o relatório sobre Benefícios Sustentáveis também detectou algumas práticas para conquistar os bons resultados. As três práticas principais relatadas pelos mais de mil profissionais de gerenciamento de projetos que participaram da pesquisa foram:

• Investimento em Gerenciamento da Realização dos Benefícios
• Foco no resultado de negócio
• Comunicação dos objetivos para toda a organização

Vamos analisar a seguir cada uma dessas práticas.

Investimento em Gerenciamento da Realização dos Benefícios (GRB):

As organizações com maior maturidade em GRB investem muito nesta disciplina e estabelecem o valor em toda organização. Como resultado elas constroem uma base sólida de ferramentas, recursos e equipes multifuncionais para alcançar e manter os benefícios. Elas almejam não apenas os benefícios operacionais, mas também os de projetos que se alinham com os objetivos estratégicos organizacionais. Por isso, monitoram e medem o progresso dos benefícios tanto na execução do projeto quanto depois de sua finalização e transição do produto para a operação. Como resultado essas organizações desperdiçam menos tempo e dinheiro. Possuem taxas mais altas de realização dos benefícios planejados e, portanto, os investimentos valem a pena.

De acordo com a pesquisa, as organizações com alta maturidade em GRB possuem uma média de mais de 50% dos projetos atendendo as metas planejadas e objetivos de negócios, em comparação com aqueles com baixa maturidade.

O caminho para a maturidade no Gerenciamento da Realização dos Benefícios (GRB) passa por três importantes etapas:

1. Alinhar os benefícios do projeto com os objetivos estratégicos da organização (Gestão do Portfólio)
2. medir o desempenho durante a execução
3. Garantir a continuidade da realização dos benefícios pós-projeto

Foco nos Benefícios e no resultado de negócio

A pesquisa revelou ainda que as organizações com foco nos benefícios se comprometem com a transição das entregas do projeto. Assim garantem maior sustentabilidade dos resultados, com altos índices de realização. Estas organizações alcançam ou ultrapassam o retorno planejado de investimento em quase 70% dos projetos. Portanto o foco é essencial.

As principais questões a serem respondidas no intuito de manter o foco na geração dos benefícios duráveis são:

• Os benefícios foram desenvolvidos com todas as principais partes interessadas?
• As lições aprendidas foram capturadas e comunicadas?
• Os novos benefícios são absorvidos e entendidos?
• Os novos benefícios foram realizados e capturados para o futuro?

Comunicação dos Objetivos

As organizações mais maduras no Gerenciamento da Realização dos Benefícios buscam a sustentabilidade ao longo do tempo. Assim, estabelecem uma clara comunicação entre os principais envolvidos no projeto e no negócio. Elas estimulam o dialogo constante entre Gerentes de projetos, membros da equipe, outros líderes, proprietários, patrocinadores, executivos e demais interessados. Essas organizações também estabelecem uma cultura direcionada a benefícios.

Como resultado, essas organizações estabelecem canais e processos de comunicação que garantam que as informações cheguem às equipes de projeto. É fundamental que todos fiquem cientes do sucesso ou fracasso na realização dos benefícios, mesmo depois que o projeto foi finalizado e entregue à operação.

Você pode acessar a última pesquisa Pulse of the Profession gratuitamente no site do PMI®.

Cultura Organizacional e o PMO

Criar uma cultura orientada para os benefícios deve fazer parte da estratégia de qualquer organização que queira o sucesso. Assim se estimula as parcerias e o tipo de comunicação que pode promover maior sucesso na geração dos resultados.

Certamente a participação do Escritório Corporativo de Projetos é fundamental para a gestão dos benefícios, criando comprometimentos que contribuirão para os resultados de negócio. O PMO deve estabelecer a comunicação e integrar as equipes de projeto e os demais envolvidos na organização. Também é importante para determinar os indicadores de sucesso, as metas e os compromissos entre os diferentes stakeholders.

Agora sua opinião

Como andam os projetos de sua organização? Continuam entregando apenas produtos e serviços ou estão de fato produzindo benefícios duradouros e resultados de negócio? As equipes continuam envolvidas com os resultados mesmo depois do projeto ser finalizado ou simplesmente são alocadas em outros projetos?

Deixe seu comentário e compartilhe com a gente como os benefícios dos projetos são medidos na sua organização.

Artigo publicado originalmente em 22 de janeiro de 2017 

Bons Projetos e bons negócios

Paulo Mei

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