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A gestão da qualidade costuma ser um tema muito comentado no contexto da gestão de projetos, mas infelizmente pouco praticados. Isso frequentemente leva à desconfortos desnecessários entre os envolvidos, por falta de um bom entendimento prévio do que se espera com o projeto.

Em primeiro lugar é preciso entender definitivamente que a qualidade nos projetos nada mais é do que cumprir com os requisitos. Isso vale para os requisitos do produto, seguindo à risca tudo que foi solicitado pelos stakeholders na definição do escopo. Mas também vale para os requisitos do projeto, executando-o como esperado quanto as definições de prazo e custo, por exemplo.

Qualidade ou grau da qualidade

Em meu artigo “Quanto custa a qualidade de um projeto” comentei sobre a diferença entre qualidade e grau da qualidade. Assim, qualidade está relacionada à entrega do produto sem defeitos e apropriado para o uso a que se destina. Já o grau da qualidade diz respeito à complexidade do produto ou à sua sofisticação.

Um aplicativo pode ter baixo grau de qualidade, com poucas funcionalidades, e ainda assim ser entregue com qualidade, sem defeitos e funcionando perfeitamente.

Um outro aplicativo pode ser sofisticado, com várias telas e funcionalidades, ou seja, com alto grau de qualidade. Porem, devido a sua complexidade, pode ser entregue com muitos defeitos apresentando resultado ruim quanto ao seu uso. Assim, será entregue com má qualidade.

Plano de Qualidade e Política de Qualidade

O grau da qualidade é resultante do conjunto de requisitos do produto e da dificuldade para sua execução. Portanto, deve ser avaliada na definição do escopo. Já a qualidade com seus padrões, processos, controles e direcionamentos normalmente é descrita na política de qualidade. Assim, ambos devem fazer parte do planejamento da qualidade que deve estar integrado aos outros planos das diferentes áreas de conhecimento, como stakeholders, cronograma, custo, risco, recursos humanos, compras e aquisições, comunicação. É preciso conhecer os principais interessados para compreender e documentar todos os requisitos.

A gestão da qualidade para que ela de fato aconteça

A qualidade deve ser planejada e produzida através de tarefas específicas do cronograma que demandarão recursos apropriados. Então, esses recursos devem ser compatíveis com a qualidade esperada como profissionais competentes, insumos melhores, máquinas mais precisas etc. Recursos melhores custam mais caro, e esses custos precisam ser calculado e inserido no orçamento. Mas ainda assim é preciso observar as restrições.

A possibilidade da qualidade não ser atingida precisa ser avaliada no ponto de vista de uma incerteza ou risco. Se algum item necessitar de retrabalho irá demandar mais recursos que devem ser previstos na forma de reservas de contingência.

Por fim, é preciso que tudo esteja devidamente comunicado. A equipe deve saber exatamente o que se espera do projeto em termos de qualidade. Da mesma forma, os stakeholders precisam saber o que de fato irão receber, sem sustos quanto à qualidade ou grau.

Garantia da Qualidade

Embora muita teoria possa ser aplicada à gestão de projetos, há duas questões fundamentais que não podem ser desprezadas.

A primeira é Garantir a Qualidade, providenciando tarefas e recursos adequados para tentar fazer certo da primeira vez. É a maneira mais eficiente de se atender às especificações do projeto desde o início, através de ações preventivas como:

• Contratação de especialistas
• Treinamentos para preparação da equipe
• Alocação de máquinas mais modernas e precisas
• Aquisição cuidadosa de materiais adequados
• Aferição e utilização de instrumentos apropriados

O objetivo da garantia da qualidade e controlar a execução para prevenir que nenhum defeito chegue ao produto final.

Controle da Qualidade

A segunda questão fundamental é Controlar a Qualidade, verificando as especificações após cada etapa da produção através de inspeções. O objetivo é atestar que a execução foi eficiente e nenhum problema chegou ao produto final.

O controle da qualidade permite a detecção de defeitos e o acionamento de medidas imediatas para resolvê-los o quanto antes. Assim, os problemas podem ser solucionados através de retrabalhos, evitando que cheguem até o cliente.

Integrando a gestão da qualidade

Em meu artigo A Gestão Descomplicada de Projetos, eu afirmei que tudo no projeto precisa estar perfeitamente integrado para funcionar. Ou seja, tanto para garantir quanto para controlar a qualidade, são demandadas tarefas realizadas por recursos que precisam ser previstos no projeto.

As tarefas, os recursos e, consequente, os custos para se garantir a qualidade são certos. Assim, precisam estar na linha de base de tempo e de custo.

Já as inspeções do controle da qualidade também são tarefas executadas por recursos. Cada projeto ou situação pode demandar mais ou menos inspeções conforme as características. Essas tarefas também consomem recursos e possuem custos que devem, da mesma forma, fazer parte das linhas de base.

A gestão da qualidade e as incertezas

As ações para garantir a qualidade e as tarefas para controlar a qualidade são certas e serão executadas de qualquer forma. Entretanto, há a possibilidade de um problema ou defeito ser detectado durante a inspeção. Isso deve ser tratado como uma incerteza ou risco para o projeto.

Sendo um risco, é preciso calcular reservas de tempo e de custo para fazerem frente a essa possibilidade. Portanto, isso deve ser feito com base em estimativas de probabilidade de ocorrência e do impacto previsto. Essas reservas são inerentes à execução do projeto e, como definido pelo PMI®, devem fazer parte das linhas de base de tempo e de custo.

Prevenir ou remediar?

Tentar fazer certo da primeira garantindo a qualidade é comprovadamente a maneira mais eficiente de lidar com a qualidade. Portanto, possui custos mais baixos e promove uma alta satisfação entre as partes envolvidas.

Os custos e atrasos decorrentes do controle da qualidade normalmente são muito mais altos além de incertos. O controle não envolve apenas o que é certo, decorrentes das tarefas de inspeção. Assim, envolve também os desvios necessários para se reparar defeitos ou mesmo refazer parte do projeto. Esses desvios são incertos e dependendo do tamanho do problema podem colocar todo o projeto a perder. Leia em meu artigo “O relacionamento entre qualidade e a gestão dos riscos” quais são os 3 principais pontos de relacionamento entre a qualidade e a gestão de riscos.

Importar teorias nem sempre é a melhor prática

Uma das principais dificuldades no gerenciamento da qualidade dos projetos é que a maioria dos conceitos foram desenvolvidos para operações. Foram produzidas por grandes estudiosos como Deming, Juran, Ishikawa entre outros, porem originalmente aplicadas a processos fabris. Embora essas teorias sejam muito efetivas em seu contexto original, precisam ser adaptadas para serem utilizadas no ambiente de projetos.

Mas independente das teorias, políticas de qualidade e processos, o mais importante e compreender que os projetos são feitos para os stakeholders. Assim, eles definem o que deve ser feito e como deve ser feito. O papel do gerente do projeto e encontrar a maneira mais eficiente de produzir o que é esperado.

Agora quero saber sua opinião

Você concorda que a melhor prática de gestão da qualidade é a prevenção? Como você integra a gestão da qualidade com o resto do projeto?

Compartilhe sua experiências para ampliarmos a discussão sobre esse tema.

Artigo publicado originalmente em 20 de fevereiro de 2017 

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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