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A gestão integrada de projetos, portfólios e negócio é a maneira mais eficiente de se gerenciar uma organização. Em primeiro lugar por evitar o desperdícios de recursos escassos, garantindo a execução apenas do que é estritamente necessário. Além disso, acelera a execução das estratégias, reduzindo o Time to Marketing (entrada no mercado) e antecipando receitas.

Em uma organização que adota a gestão integrada, os gestores de todos os níveis estão engajados em um único conjunto de objetivos, metas e estratégias.

Os objetivos devem estar alinhados com a Missão e Visão e estabelecem onde a organização quer chegar. Normalmente são mais amplas ou genéricas e podem apenas apontar para uma direção.

As metas definem o caminho a ser seguido e as etapas a serem conquistadas para alcançar os objetivos. Por serem mais especificas possuem características e detalhes que permitem o monitoramento e controle da evolução.

As estratégias formam o plano de ação, definindo exatamente como as metas serão alcançadas. Se o objetivo aponta a direção e a meta define o caminho, a estratégia estabelece precisamente os meios para chegar lá.

Assim, para cada novo negócio que uma organização queira desenvolver, haverá objetivos e metas. Essas definições irão orientar a escolha dos projetos, constituindo um portfólio.

Gestão descomplicada de projetos e os resultados

No artigo “Gestão de projetos – Como descomplicar para obter melhores resultados” eu deixei claro o relacionamento entre projetos e estratégias. Afirmei que a gestão de projetos é responsável pela implantação das estratégias organizacionais, gerando os resultados esperados. Esses resultados produzem retorno sobre os investimentos, justificando a execução dos projetos e gerando lucro e outros benefícios desejados.

Mas, segundo pesquisas nacionais e internacionais citadas no artigo, os resultados dos projetos estão muito aquém do que o necessário. Há um elevado índice de fracasso, com desperdício de tempo, dinheiro e outros recursos. Isso é incompatível com a moderna gestão de negócios. As mesmas pesquisas apontam que o excesso de burocracia é um dos principais agressores dos resultados. A perda de tempo com documentos extensos que nunca são lidos parece ser um dos motivos pelas falhas de comunicação, má interpretação dos requisitos e desvios da execução.

Além disso, a gestão correta dos projetos pode ser associada à geração dos benefícios. Mas não garante que sejam os benefícios corretos, aquelas que lavarão aos objetivos planejados.

Gestão de portfólio e a estratégia organizacional

Para que os benefícios sejam aqueles que levem a organização aos objetivos, é necessário que os projetos certos sejam executados. Além disso, para que haja eficiência nesse caminho, a escolha dos projetos deve ser criteriosa, para que recursos não sejam desperdiçados com projetos desnecessários.

O conjunto ideal de projetos que visam o mesmo objetivo e contribuem ou compartilham estratégias é chamado de portfólio.

Mas, como afirmei no post “Gestão de portfólio – Os projetos certos e as estratégias”, nem todo projeto é estratégico. Um estratégia é caracterizada por uma mudança que leva uma organização de uma situação A para uma situação B em um certo tempo. Mas nesse mesmo período a organização por vezes precisa realizar projetos que não provocam qualquer transformação. São, por exemplo, ações obrigatórias para cumprir com requisitos legais, ou ainda, substituições ou adaptações necessárias por questões de produtividade.

Como os recursos são escassos e compartilhados, uma gestão de portfólio eficaz deve levar em consideração todas as restrições. É necessário incluir as demandas em diferentes portfólios, acomodando de forma equilibrada as obrigações, necessidades e desejos.

A Gestão Integrada relacionando os projetos com os portfólios

A integração nos projetos leva em conta que as áreas de conhecimentos como escopo, cronograma, custos, qualidade, riscos, recursos, aquisições, comunicação e stakeholders estejam perfeitamente alinhadas entre si. Também visa garantir que durante a execução o projeto interfira o mínimo possível no dia a dia da organização. Além disso, após a entrega, faz com que o projeto esteja perfeitamente ajustado à operação e ao ambiente organizacional.

Já a integração entre os projetos busca garantir que eles se complementem em torno dos mesmos objetivos, compondo um portfólio. Sem essa integração, a organização poderia fazer inúmeros projetos para um mesmo objetivo e nenhum para outros. Assim, a execução da estratégia seria apenas parcial, ou em alguns casos nula, com a falta de algum beneficio essencial.

A Gestão Integrada relacionando os portfólios com os negócios

No artigo sobre integração dos projetos, eu citei 7 integrações necessárias para que os projetos produzam os resultados esperados. Mas a integração mais importante talvez seja a que diz respeito à relação entre o projeto e os objetivos de negócio.

Esses objetivos podem surgir de diferentes análises gerenciais e normalmente derivam de ferramentas tradicionais que visam organizar as ideias. As principais ferramentas são:

• Análise SWOT
• 5 Forças de Mercado – Porter
• Matriz BCG
• Estratégia do Oceano Azul
• Modelo de Negócio

Essas ferramentas podem ser mais bem avaliadas baixando gratuitamente o e-Book “Ferramentas Gerenciais”.

Ferramentas gerenciais para definição dos projetos e portfólios

A Análise SWOT, por exemplo, avalia as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma organização para definir objetivos e necessidades.

Porter em uma de suas várias colaborações à excelência na gestão, relacionou as 5 Forças de Mercado que agem sobre uma organização. Assim, a rivalidade da concorrência, o poder de barganha de fornecedores e clientes e a ameaça de novos entrantes ou produtos substitutos devem ser monitoradas. Essa análise serve tanto para manter o posicionamento estratégico quanto para ampliar ou conquistar novos mercados. Seja qual for a decisão, ações precisam ser tomadas e para que sejam bem realizadas, precisam ser transformadas em projetos.

A Matriz BCG foi desenvolvida pela Boston Consulting Group. Ela relaciona o ciclo de vida dos produtos ou serviços de uma organização e proporciona análises estratégicas sobre o que fazer com cada um. Em um dado momento um produto ou serviço pode ser classificado como: Dúvida, Estrela, Vaca Leiteira ou Abacaxi.

Dependendo das analises e dos objetivos da organização, ações devem ser tomadas. Essas ações, que no final viram projetos, vão desde investimentos em marketing até mesmo cancelar um produto ou serviço.

O livro “A Estratégia do Oceano Azul” traz uma ferramenta importante de análise estratégica que é o modelo das quatro ações. Com esse modelo é possível avaliar pontos mais importantes ou irrelevantes para os clientes. Assim, é possível diminuir ou eliminar custos desnecessários e investir precisamente naquilo que é valorizado. Essas ações também devem ser gerenciadas por projetos.

Para novos negócios, a ferramenta mais utilizada é o Modelo de Negócio e a ferramenta mais utilizada para essa finalidade é o Business Model Canvas.

O Modelo de Negócio facilitando a Gestão Integrada

O Business Model Canvas é um modelo visual que facilita a organização das ideias para formar o conceito de um empreendimento. Como escrevi em meu artigo “Modelo de Negócio –  O que isso tem a ver com projetos“, esse modelo possui nove blocos. Cada um desses componentes precisam estar presentes em todo modelo de negócio, para gerar valor e resultados.

O objetivo de um negócio é entregar um produto ou serviço que tenha uma proposta de valor para um grupo de clientes. Ao enxergarem esse valor, estarão dispostos a pagar por ele, gerando um fluxo de receita. Mas para que isso aconteça a organização precisa de recursos executando as atividades de produção. Também precisa de parceiros para entregar insumos ou ajudar na produção. Esses recursos e parceiros representam a estrutura de custos que em contra partida com o fluxo de receita representam o resultado. Para que o produto ou serviço seja conhecido e chegue ao cliente, a organização precisa estabelecer canais de relacionamento e distribuição.

Esses são os 9 blocos que compõe um modelo de negócio.

Adaptado pelo autor

Cada um desses blocos devem ser solucionados para que o novo negócio funcione. São ações que precisam ser planejadas, executadas, monitoradas e controladas para que a sincronia seja garantida e que tudo esteja pronto no momento do lançamento. Se esse novo negócio é o objetivo estratégico de uma organização então o conjunto de projetos derivados do modelo de negócio compõe um portfólio. Assim, o conceito de gestão integrada se aplica na prática, com projetos alinhados compondo um portfólio alinhado com o negócio estabelecido na estratégia organizacional.

Com isso, os projetos certos ou portfólio, executados corretamente através de uma excelente gestão de projetos, produzem os resultados de negócio, promovendo a transformação planejada na estratégia organizacional.

Produzindo resultados de negócio

No artigo “Resultado de Negócio – Indo além das entregas do projeto” eu afirmei que o sucesso de um projeto depende de quanto ele é capaz de entregar os benefícios desejados. Assim, é importante que as organizações gerenciem esses benefícios, investindo em ferramentas e recursos para identificar e manter os resultados esperados.

De acordo com uma das recentes pesquisas Pulse of the Profession do PMI®, gerenciar a realização dos benefícios vale a pena. As organizações com maturidade nesse assunto possuem alta taxa de realização dos benefícios e conquista dos objetivos, através dos projetos. Mas para isso elas alinham os benefícios do projeto com os objetivos estratégicos da organização, medem o desempenho durante a execução e garantem a continuidade da realização dos benefícios pós-projeto.

Agora quero saber sua opinião

Você consegue olhar para o conjunto de projetos de sua organização e enxergar os objetivos de negócio? Ou ao contrário, consegue entender os objetivos e a estratégia e explicar os projetos escolhidos?

O que você acha que ainda falta para promover essa integração na empresa em que trabalha?

Deixe seu comentário. Não fique de fora dessa discussão.

Bons Projetos e bons negócio!

Paulo Mei

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