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Todos que me conhecem sabem que sou avesso à burocracia, mas qual a importância do termo de abertura do projeto? Antes de iniciar esse artigo quero deixar claro que burocracia no ambiente de gestão de projetos é o excesso de documentação, e não necessariamente a falta dela. Há artefatos importantes para garantir que aquilo que é necessário seja documentado ou registrado, propiciando segurança para os envolvidos e previsibilidade para os interessados.

Um desses artefatos é o Termo de Abertura do Projeto ou TAP, como é conhecido por sua sigla. Em inglês esse documento recebeu o nome de Project Chart que a tradução literal como Carta do Projeto não condiz com a sua verdadeira importância.

Segundo o PMBOK, o Termo de Abertura é um “documento que formalmente autoriza a existência de um projeto. Ele também fornece ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto.”

O Termo de Abertura formalmente autoriza a existência de um projeto

O desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto faz parte dos processos de integração do Guia PMBOK®. Os principais benefícios desse documento, citados pelo mesmo guia, são:

• Demonstração de compromisso da organização com o projeto.
• Designação do gerente do projeto, estabelecendo seus compromissos e obrigações. Também define seus limites de autoridade para planejar, executar e controlar o projeto.

Mas um dos principais pontos deste documento é o estabelecimento de um vínculo entre o projeto e os objetivos estratégicos da organização. Como descrevi em meu post “Gerenciamento da Integração. Coordenando todos os processos da gestão de projetos”, o Termo de Abertura promove o entendimento dos objetivos de negócio que justificam a execução do projeto, baseando-se no estudo de viabilidade e planos de negócio (Business Plan) que orientaram sua existência.

Qual a importância do termo de abertura do projeto para o entendimento dos objetivos de negócio do projeto

Normalmente o Termo de Abertura é emitido antes do início do projeto por alguém com autoridade formal para designar ou solicitar a liberação de recursos da organização, tanto financeiros quanto máquinas, equipamentos, materiais e os recursos humanos necessários para sua execução. Pode ser desenvolvido pelo Patrocinador, por um diretor, pelo PMO ou pelo órgão ou comitê responsável pela gestão de portfólio. Também pode ser tratado pelo próprio gerente de projetos, em colaboração com sua organização, desde que assinado ou reconhecido oficialmente por algum superior ou interessado direto nos resultados do projeto.

Outra característica desse documento é que ele acaba funcionando como um contrato interno. Atua no estabelecendo de compromissos e resultados entre os departamentos envolvidos. Quando o projeto é uma demanda externa, como a de um cliente, por exemplo, embora a relação entre a organização demandante e a organização executora seja necessariamente regida por um contrato, a celebração deste normalmente é seguida pela emissão do Termo de Abertura, garantindo assim a formalização das relações externas e também dos compromissos internos.

O termo de Abertura formaliza as relações internas, enquanto os contratos formaliza as relações externas

Um projeto pode ser iniciado por necessidades internas de negócio ou por influencias ou demandas externas. Em meu artigo “O que a análise SWOT tem a ver com os projetos”, afirmei que os projetos podem ser lançados para utilizar as forças existentes internamente em uma organização para aproveitar as oportunidades de mercado, ou para reduzir as ameaças externas e diminuir a exposição aos riscos.

Há uma infinidade de motivos para se executar um projeto, mas só serão efetivamente executados aqueles mais alinhados com a estratégia da organização ou com a priorização das suas necessidades. Não vamos tratar aqui dos motivos para se iniciar um projeto, pois isso é assunto para a gestão de portfólio. No entanto, é importante que todos os envolvidos e interessados saibam quais são esses motivos. É preciso que todos entendam por que um projeto específico está sendo executado, em detrimentos de outros.

O documento que informa essa relação estratégica é o Termo de Abertura. Ele responde à questão “POR QUE” o projeto está sendo realizado.

O Termo de Abertura responde à pergunta “POR QUE um projeto deve ser executado?”

Comecei esse artigo dizendo como sou avesso à burocracia e a documentos desnecessários. Mas mesmo reconhecendo a importância do Termo de Abertura do Projeto, não posso deixar de recriminar os documentos extensos que tenho encontrado em diferentes trabalhos que realizo como consultor.

O PMI® em seu Guia PMBOK® afirma que esse documento deve registrar as informações de alto nível sobre o projeto e sobre o produto ou serviço a ser executado. Assim, é preciso entender que o momento da emissão desse documento é inicial, quando ainda há poucas informações sobre a execução.

O Termo de Abertura deve registrar as informações de alto nível sobre o projeto.

Tenho visto Termos de Abertura que mais se parecem com planos de projetos completos. Muitos deles possuem capítulos ou tópicos para cada área de conhecimento. Carregam assim um grau de sofisticação e aprofundamento que só podem ser conquistado nesse momento com muito exercício de imaginação.

Desnecessário dizer que tudo isso deverá ser revisto no planejamento, graças às informações resgatadas nas reuniões e dos levantamentos técnicos. Desta forma as informações poderão ser inseridas no planejamento com algum grau de confiabilidade. Isso não poderia existir no momento da iniciação.

Lembre-se sempre que o objetivo principal desse documento é estabelecer o vínculo do projeto com a estratégia da organização. O produto ou serviço podem mudar. Os envolvidos podem ser trocados. Até mesmo o Gerente de Projetos autorizado por esse documento pode ser alterado. O que não pode mudar é o resultado de negócio esperado com o projeto. Este deve dar contar de atender a uma demanda estratégica da organização.

Nesse sentido, em ambientes ágeis, o Termo de Abertura também pode ser muito útil ou até mesmo necessário.

Qual a importância do termo de abertura do projeto em ambientes ágeis?

Como em contextos como este os produtos ou serviços estão em constante desenvolvimento, é preciso manter o foco no objetivo de negócio. Desta forma é possível garantir que o resultado seja realmente útil para todos os interessados. Além disso ele deve ser economicamente viável, além de produzir resultados alinhados com a estratégia das organizações envolvidas. Assim, mesmo que o escopo a ser produzido seja completamente desconhecido no momento inicial, é fundamental que todos os envolvidos saibam exatamente para onde querem ir, ou seja, o “por que” daquele projeto.

Como são os Termos de Abertura em sua organização? Há alguma formalidade na abertura do projeto ou simplesmente saem fazendo sem nenhuma autorização ou conhecimento dos objetivos de negócio?

Contribua com seu comentário para ampliarmos a discussão sobre esse assunto

Bons Projetos!

Paulo Mei

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